Obsah

INSTALAČNÍ MANUÁL  ekD5

 

1     Základní pravidla obsluhy

   1.1       Použité konvence

   1.2       Vstupní formulář

   1.2.1    Editační pole

   1.2.2    Zaškrtávací políčko

   1.2.3    Přepínač

   1.2.4    Rozbalovací seznam

   1.2.5    Rolovací seznam

   1.2.6    Kód karty

   1.3       Tabulka

   1.3.1    Řazení dat v tabulce

   1.3.2    Limit

   1.3.3    Výběr položek v tabulce

   1.3.4    Zrušení výběru

   1.3.5    Příklad výběru položek pomocí rozsahu od  do

   1.3.6    Zobrazit detaily, opravit

   1.4       Přihlášení uživatele

   1.5       Hlavní nabídka

2     Seznamy a nastavení

   2.1       Zaměstnanci

   2.1.1    Řídící zaškrtávací políčko

   2.1.2    Zadání nového zaměstnance

   2.1.3    Přidání iD zaměstnanci

             Přidělení práva zaměstnanci pro používání systému(značka a heslo)

   2.1.4    Vytvoření skupin zaměstnanců

   2.1.5    Přidání a vyřazení zaměstnance ze skupiny

   2.1.6    Správa skupin (podskupin)

   2.1.7    Označení zaměstnanců a práce s výběrem

   2.2       Vozidla

   2.2.1    Zadání nového vozidla

   2.2.2    Zadávání skupin vozidel

   2.2.3    Přidání a vyřazení vozidel ze skupiny

   2.2.4    Správa skupin

   2.2.5    Označení vozidel a práce s výběrem

   2.3       Uživatelé systému

   2.3.1    Zadání nového uživatele systému

   2.3.2    Oprava již vytvořených uživatelů systému

   2.3.3    Zobrazení detailů uživatele systému

   2.3.4    Smazání uživatele systému

   2.4       Snímače iD

   2.4.1    Přidání nového snímače iD

   2.4.2    Přidání, smazání a oprava docházkové události snímači iD

   2.4.3    Časová okna

   2.4.4    Oprava stávajícího snímače iD

   2.4.5    Vytvoření skupin snímačů iD

   2.4.6    Přidání snímače iD do vytvořené skupiny snímačů iD

   2.4.7    Zobrazit detaily

   2.4.8    Otevření snímače

   2.4.9    Označení snímačů pro další operace

   2.4.10      Operace s označenými snímači

        2.4.10.1        Smazání snímače

        2.4.10.2        Oprava snímače

   2.4.11      Snímač Computer (0000) a Virtual (FEFE)

   2.5       Evidence ID

   2.5.1    Přidání nového iD

   2.5.2    Oprava již zadaného iD

   2.5.3    Zobrazit detaily

   2.5.4    Označení karet pro další operace

   2.5.5    Operace s označenými kartami

      2.5.5.1      Mazání karet

      2.5.5.2      Oprava karty

   2.6       Mapa přístupů

   2.6.1    Přiřazení přístupu zaměstnance (vozidla) ke snímači iD

   2.6.2    Výběr zaměstnance

   2.6.3    Výběr snímače iD

   2.6.4    Přidělení přístupu

   2.6.5    Aktualizace snímačů

   2.7       Rozvrhy pracovní doby

   2.7.1    Zadání nového rozvrhu pracovní doby

   2.7.2    Vytvoření nové směny

   2.7.3    Oprava rozvrhu pracovní doby

   2.7.4    Označení rozvrhů pracovní doby a práce s výběrem

   2.8       Absence

   2.8.1    Vytvoření nové absence

   2.8.2    Oprava absencí

3     Kontrola

   3.1       Evidence odpracované doby

   3.1.1    Výběr zaměstnance

   3.1.2    Výběr období

   3.1.3    Zobrazení období

   3.1.4    Korekce docházky

      3.1.4.1      Zadání absence

      3.1.4.2      Zadání záznamů

      3.1.4.3      Zobrazení výsledků výpočtů docházky

      3.1.4.4      Práce s aktivní výčetkou

   3.1.5    Práce s přesčasy

   3.1.6    Vytvoření tiskové sestavy ve formátu HTML

   3.1.7    Vytvoření tiskové sestavy ve formátu TXT – generování do souboru

   3.2       Šablony tiskových sestav

   3.2.1    Vytvoření nové šablony

   3.2.2    Oprava a smazání šablony

   3.3       Záznamy o docházce

   3.3.1    Výběr zaměstnance

   3.3.2    Výběr snímače

   3.3.3    Výběr období

   3.3.4    Zobrazení záznamů

   3.4       Přesčasy

   3.4.1    Výběr zaměstnance

   3.4.2    Výběr období

   3.4.3    Zobrazení období

   3.4.4    Editace konta přesčasu

   3.5       Přítomnost

   3.5.1    Poznámka k nepřítomnosti

   3.5.2    Osobní nastavení

   3.6       Přítomnost podle období

   3.7       Pořízení záznamů

   3.7.1    Výběr zaměstnance

   3.7.2    Pořízení záznamu

4     Vrátnice

   4.1       Vrátnice

   4.2       Vrátnice vozidel

   4.3       Evidence hostů - osobní

   4.4       Evidence hostů – automobilová

   4.5       Ovládací panel Administrace

5     Strava

   5.1       Objednávání jídel

   5.2       Hromadné objednávání jídel

   5.3       Strávníci

   5.4       Skupiny strávníků

   5.5       Úpravy jídelníčku

   5.6       Sestavy strávníků

   5.7       Stravenky seznam

   5.8       Stravenky objednávka

   5.9       Stravenky admin

6     Servisní funkce

   6.1       Změna hesla

   6.2       Kdo jsem a jaká mám práva

   6.3       Obecná nastavení

   6.3.1    Parametry EKD5

   6.3.2    Svátky

   6.3.3    Stravování

   6.4       Sběrač záznamů

   6.5       Ovládací panel ISP

7     Aktualizace

   7.1       Licence

   7.2       Aktualizace EKD5

8     Zálohování dat

   8.1       Obnova dat

9         EKD5 - krok za krokem

   9.1       Nový zaměstnanec

   9.1.1        Rozvrhy pracovní doby

      9.1.1.1         Příklad č.1

      9.1.1.2         Příklad č.2

      9.1.1.3         Příklad č.3

   9.1.1        Nový zaměstnanec

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTALAČNÍ MANUÁL  EKD5                                                              Další | Obsah

 

Před vlastní instalací programu EKD5 je třeba mít v počítači nainstalovaný software Java(TM) SE Runtime Environment 6 (záleží na verzi) od firmy Sun microsystems. Stáhnout a zdarma nainstalovat si jej lze z internetových stránek http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp

 

 

Po nainstalování Javy klikneme na panel Start a v Nastavení otevřeme kliknutím Ovládací panely. Poklikáme na ikonu Java, v záložce Update odškrtneme zaškrtávací políčko Check for Updates Automatically, objeví se varovný panel, kde klikneme na Never Check a potvrdíme klikem na tlačítko Apply. Nyní zavřeme panel Javy i okno s Ovládacími panely. Tímto krokem zabráníme, aby některá aktualizace Javy způsobila případnou nefunkčnost EKD5. Na závěr po instalaci Javy restartujeme počítač.

 

 

 

Nyní už můžeme instalovat vlastní program EKD5.

Poklepeme myší na soubor  SETUP_EKD5.exe. Objeví se panel s informací o nainstalované Javě, který potvrdíme.

 

 

Následuje průvodce instalací EKD5.

 

 

Kliknutím na Další pokračujeme v instalaci.

 

 

Přečtete si Licenční podmínky s jejichž odsouhlasením můžete pokračovat v instalaci EKD5. V opačném případě instalaci ukončíte kliknutím na tlačítko Storno.

 

Panel s nabídkou umístění instalace EKD5 umožňuje zvolit si vlastní adresář s cestou, do kterého bude program nainstalován. Doporučuje se nechat standartně nastavený adresář  C:\ELVIS

 

 

 

Kliknutím na tlačítko Instalovat se program automaticky nainstaluje.

Po skončení se zobrazí panel s informací, že instalace byla dokončena. Ten můžeme zavřít.

 

 

Po nainstalování je třeba nastavit program, komunikaci se snímači a porty.

Nejprve ve Správě počítače, v nabídce Služby nastavíme spouštění Apache Tomcat automaticky.

 

 

Zkopírujeme soubor  license.dat  do adresáře  ..\ELVIS\Tomcat\webapps\ekd5\conf

Je nutné provést úpravu struktur databáze EKD5 následujícím způsobem:

Provedeme update pomocí dávkového souboru Update.bat , který se nachází v adresáři  ..\ELVIS\Tomcat\webapps\ekd5\WEB-INF\classes . Spustíme z příkazového řádku (cmd), do kterého zadáme update a potvrdíme klávesou Enter.

 

 

Po skončení operace update okno příkazového řádku zavřeme příkazem exit .

Nastavíme komunikační porty v souboru  context.xml , který najdeme v  ..\ELVIS\Tomcat\webapps\ekd5\META-INF .

Otevřeme context.xml v textovém editoru např. Notepad a upravíme následující:

 

Původní

<!--<Parameter name="RMIRegistryPort" value="1099" override="false" />-->

 

Po úpravě

<Parameter name="RMIRegistryPort" value="63636" override="false" />

Popřípadě jakýkoli jiný port, který není využíván systémem.

 

Řešení přes COM port

 

Pokud máte docházkový systém napojen do počítače přes COM port tak ještě musíte v Ovládacím panelu EKD otevřít sériový port, na který je připojen převodník a druhý zavřít.

 

 

Poté nastavit směrování (viz obrázek); vpravo dole dát uložit, vyberete kam to budete chtít uložit (zvolíte si název např. elvis.ecr a vyberete místo uložení (př. C:/ELVIS))

 

 

Tato instalace je určena pouze pro tyto operační systémy:

 

Windows NT

Windows 2000 (Server, Profesional)

Windows 2003 Server

Windows XP (Home, Profesional)

 

 

Spuštění EKD5

 

EKD5 pracuje jako WEB aplikace. Po skončení instalace je na ploše vytvořený zástupce EKD5. Kliknutím na tohoto zástupce se otevře okno internetového prohlížeče (standardně Internet Explorer) a v prohlížeči se otevře přihlašovací formulář. EKD5 je též možné spustit zadáním určité adresy v prohlížeči http://ipadresa:8080/ekd5/servlet/Login (kde ip adresa znamená ip adresa počítače, na kterém je SW EKD5 nainstalovaný – např. http://192.168.0.1:8080/ekd5/servlet/Login nebo http://localhost:8080/ekd5/servlet/Login )

 

V programu EKD5 musí vždy existovat uživatel „admin“, který má plná přístupová práva ke všem funkcím a datům zaměstnanců. Pokud dojde ke smazání tohoto uživatele je při dalším přihlášení vytvořen znovu. Po instalaci a při každém znovuvytvoření uživatele „admin“ je tomuto uživateli nastaveno heslo „admin“.

Pro první přihlášení do systému proto zadejte uživateleskou značku „admin“ a heslo „admin“.

 

Spuštění komunikací

 

Aby program EKD5 mohl pracovat se snímači je nutné nastavit a spustit komunikace. Podrobný popis viz. 6.4 Sběrač záznamů a 6.5 Ovládací panel ISP

 

 

1      Základní pravidla obsluhy                                                  Předchozí | Další | Obsah

 

V této kapitole uvádíme souhrnný přehled komponent programu, jejich využití a popis ovládání.  Výhodou pro uživatele je znalost práce s Internetem a základní znalosti obsluhy MS Windows. Program lze v plné míře ovládat myší. Pouze při vkládání dat pracuje uživatel s klávesnicí.

 

1.1          Použité konvence

 

Nastavit                               - označuje objekt (tlačítko) na obrazovce

 

Tučné podtržené                   - označuje objekt (např. položka nabídky, hypertextový odkaz) na obrazovce

 

Položka seznamu        - označuje název položky ve výběrových seznamech

 

„Tučné kurzíva“                    - označuje název objektu (např. název editačního pole, seznamu, zaškrtávacího políčka) na obrazovce

 

 

1.2          Vstupní formulář

Vstupním formulářem nazýváme okno sloužící k zadávání dat. Ve vstupních formulářích se setkáváme s několika, pro MS Windows typickými prvky, jako jsou tlačítka, editační a zaškrtávací pole, seznamy apod. Přemisťování mezi jednotlivými prvky se provádí pomocí myši nebo pomocí klávesy Tab (resp. Shift + Tab pro opačný směr).

1.2.1      Editační pole  

Je základním prvkem pro vstup dat. Má podobu okénka, do kterého se zapisuje textový, nebo číselný údaj. Editační pole je používáno ve většině vstupních formulářů. Každé editační pole je označeno textem, pomocí kterého se na něj odkazujeme i v této příručce.

 

1.2.2      Zaškrtávací políčko 

Je malé čtvercové okénko představující zapnutí, nebo vypnutí určité volby. Ve formuláři může být současně zaškrtnuto i více políček. Zaškrtnutí, resp. zrušení zaškrtnutí se provede kliknutím myši na příslušné políčko.

 

1.2.3      Přepínač 

Je tvořen dvěmi, případně i více, kulatými okénky, které představují zapnutí, nebo vypnutí určité volby stejně jako u zaškrtávacího políčka, pouze s tím rozdílem, že může být zaškrtnuto pouze jedno okénko.

 

1.2.4      Rozbalovací seznam  

Je editační pole s možností dosazení předdefinovaných hodnot z přidruženého seznamu. Možnost rozbalení tohoto editačního pole je signalizováno tlačítkem se šipkou po pravé straně. Kliknutím myši na toto tlačítko se z editačního pole stává seznam, ze kterého lze kliknutím myši vybrat příslušnou položku.

 

1.2.5      Rolovací seznam

Je pole o více řádcích s více hodnotami. V tomto poli lze vybrat buď právě jednu položku seznamu, nebo, pokud to seznam umožňuje, lze při stisknuté klávese Ctrl vybrat kliknutím myši více položek současně. Pokud je v seznamu větší počet položek, než počet zobrazených řádků, lze pomocí šipek na pravé straně tento seznam rolovat.

 

1.2.6      Kód karty

V dalším textu se odkazujeme na výrobní kód (číslo) karty, dříve byl používán výraz fyzický kód, což je vlastně implicitní jedinečný kód, pevně uložen v kartě (přívěšku) a běžně není nikde zobrazován. Dále je ještě použit termín pořadový kód (číslo), který byl dříve nazýván logický kód (číslo) a jedná se vlastně o pořadové číslo, které je viditelně vytištěno na kartě.

 

1.3          Tabulka

V podobě tabulek se zobrazují veškerá potřebná data pro práci se systémem (zaměstnanci, snímače, iD). Tabulky slouží převážně k výběrům určitých položek, se kterými se poté pracuje ve vstupních formulářích.

 

1.3.1      Řazení dat v tabulce

V záhlaví tabulky jsou názvy sloupců. Kliknutím na příslušný název sloupce se tabulka seřadí vzestupně podle vybraného sloupce. Opětovným kliknutím na příslušný název sloupce se tabulka seřadí sestupně.

 

1.3.2      Limit

Nastavením limitu můžete omezit počet zobrazených položek v tabulce. V dolní části tabulky je editační pole „Limit“, zaškrtávací políčko a tlačítko Nastavit. Do editačního pole „Limit“ zadejte počet řádků, které chcete zobrazit. Volbou  Nastavit na této řádce se zobrazí pouze daný počet. Pokud chcete vidět všechny položky tabulky, zadejte do editačního pole „Limit“ číslo „0“. Pokud před volbou  Nastavit zaškrtnete políčko na této řádce, zobrazí se v tabulce pouze vybrané položky.

Editační pole „Zobrazit od“ a „do“ slouží k zobrazení položek podle zadaných kritérií. Např. pokud jsou v tabulce „Seznam zaměstnanců“ zaměstnanci řazeni podle příjmení, tak po zadání písmene D do pole „od“ a zadáním písmene C do pole „do“ a poté kliknutím na tlačítko Nastavit, zobrazíte pouze zaměstnance jejichž příjmení začíná na písmeno D.

Kliknutím na tlačítko Zrušit se nastaví základní nastavení což je zobrazení všech řádků tabulky.

 

1.3.3      Výběr položek v tabulce

Jednotlivé položky lze v tabulce vybírat několika způsoby:

- zaškrtnutím políčka na řádku příslušné položky.

- pomocí odkazu Vybrat vše . Kliknutím na tento odkaz se provede výběr všech zobrazených položek.

- pomocí rozsahu od  do podle aktuálního třídění. viz. Příklad výběru položek pomocí rozsahu od  do

- vždy, pokud chcete provést nový výběr, ujistěte se, že nemáte vybrané žádné položky.

 

1.3.4      Zrušení výběru

Zrušení výběru všech vybraných položek provedete kliknutím na odkaz Zrušit výběr v horní části tabulky.

Zrušení výběru jedné položky se provede odškrtnutím políčka na řádku příslušné položky.

 

1.3.5      Příklad výběru položek pomocí rozsahu od  do

V tabulce „Zaměstnanci“ chceme vybrat zaměstnance, kteří začínají písmenem "A", až po zaměstnance začínající písmenem "D". Zaměstnance máme setříděné vzestupně podle příjmení. V seznamu „Podle aktuálního třídění“ klikněte na Vybrat. Do editačního pole „V rozsahu od“ zadejte "A", do pole "do" zadejte příjmení posledního zaměstnance začínajícího písmenem D. Po stisknutí  Provést se provede příslušný výběr.

Stejným způsobem lze provést i zrušení výběru určitých položek v tabulce, pouze v seznamu „Podle aktuálního třídění“ klikněte na zrušit výběr a pokračujte stejně jako v předchozím odstavci.

        

1.3.6      Zobrazit detaily, opravit

V určitých sekcích programu se při zobrazení tabulky zobrazí na řádcích jednotlivých položek dva odkazy Zobrazit detaily a Opravit. Kliknutím na odkaz Zobrazit detaily na řádku příslušné položky, dostanete informace o přidělených vlastnostech položky. Zpět do tabulky se dostanete volbou  Storno.

Kliknutím na odkaz Opravit se dostanete do formuláře, ve kterém můžete změnit vlastnosti příslušné položky. Volbou  Storno nebo Dokončit, v posledním kroku formuláře se vrátíte zpět do tabulky.

 

1.4          Přihlášení uživatele

S tímto programovým vybavením může pracovat pouze přihlášený uživatel. Na základě přihlášení program povolí uživateli právě ty funkce, ke kterým má přístup. Uživatele a jejich oprávnění definuje správce v Seznamu uživatelů. V systému vždy existuje uživatel s přihlašovací značkou „admin“. Pokud dojde ke smazání tohoto uživatele založí se při dalším přihlášení znovu. Uživatel „admin“ má plná přístupová práva ke všem funkcím programu a ke všem zaměstnancům. Při prvním spuštění a nebo znovu vytvoření uživatele „admin“ je i jeho přístupové heslo nastaveno na „admin“.

 

 

 

1.5          Hlavní nabídka

Hlavní nabídka je rozdělena do šesti základních částí:

·         Seznamy a nastavení

·         Kontrola

·         Servisní funkce

·         Zálohování dat

·         Vrátnice

·         Strava

 

 

 

2      Seznamy a nastavení                                                             Předchozí | Další | Obsah

2.1          Zaměstnanci

Tato sekce programu umožňuje definovat zaměstnance. Přiřazovat zaměstnanci rozvrhy pracovní doby, identifikační čísla, speciální práva. Vytváření skupin zaměstnanců je možné pouze v této tabulce. S vytvořenými skupinami můžete pak již disponovat a pracovat i v ostatních tabulkách.

 

2.1.1      Řídící zaškrtávací políčko (angl. Jet Box)

je políčko nad seznamem zaměstnanců (vlevo nahoře nad výběrem zaškrtávacích políček). Toto políčko plní funkci inverze výběru. Tzn., že při výběru např. prvních pěti zaměstnanců se kliknutím na řídící zaškrtávací políčko vyberou všichni s výjimkou prvních pěti.

2.1.2      Zadání nového zaměstnance

Volbou Nový z hlavní nabídky zaměstnanců vstoupíte do formuláře pro přidání nového zaměstnance. Zde musíte projít 4 kroky, ve kterých provedete zadání všech potřebných údajů.

 

 

Krok 1 – Osobní údaje

 

Tento krok je rozdělen na několik částí. V první části „Základní údaje“ zadejte osobní číslo zaměstnance. Osobní číslo zaměstnance je jedinečným číslem, tzn., že se toto číslo nesmí v databázi opakovat vícekrát. Zadejte příjmení, jméno, telefonní číslo, případně jinou poznámku, která bude zobrazena v tabulce přítomnosti, funkci zaměstnance. Dále zvolte skupinu svátků, druh mzdy, slouží při exportu např. do SAPu pro počítání mzdy (hodinová je úkolová, měsíční je pro THP). Pomocí pole „počet měsíců pro výběr přesčasů“ stanovte, kolik měsíců se zpětně prochází při zobrazení přesčasových hodin, které má zaměstnanec k dispozici, při zpracování výčetky zaměstnance. Pomocí zaškrtávacího pole „Nulování přesčasů na konci kalendářního roku“ máte možnost určit zda se při přechodu na nový rok budou nějaké hodnoty přesčasů převádět ze starého roku do nového. V dalším textovém poli „Nárok na přestávku vzniká po odpracování“ zadejte čas ve formátu hh:mm, po kterém se vloží první automaticky vkládaná přestávka. Čas, po kterém se vloží každá další automaticky vkládaná přestávka lze stanovit dalším parametrem „každá další přestávka vzniká po odpracování“.

 

 

 

K osobním údajům zaměstnance je možné přiřadit i fotografii zaměstnance. Kliknutím na tlačítko Procházet vyberte příslušný soubor s fotografií zaměstnance.

V další části tohoto kroku „Vytvoření uživatele“ máte možnost už při definici nového zaměstnance zároveň vytvořit nové uživatele systému s již předdefinovanými přístupovými právy k funkcím programu a datům zaměstnanců.  Pro nastavení práv můžete zvolit jednu ze tří možností. Zaměstnanec – uživatel bude mít možnost prohlížet pouze svoje data bez možnosti editace. Vedoucí – uživatel bude mít možnost editovat data zaměstnanců, kteří patří do stejné skupiny jako uživatel. Administrátor – uživatel bude mít plná přístupová práva ke všem funkcím programu a ke všem datům zaměstnanců. V další části „Trvání pracovního poměru“ zadejte začátek a konec pracovního poměru zaměstnance, ve formátu dd.mm.rrrr.

 

 

 

 „Přidejte zaměstnance do skupin“ v této části můžete zaměstnance přiřadit do již existujících skupin (střediska) zaměstnanců. Vyberte jednu nebo více položek v levém seznamu. Kliknutím na tlačítko Přidat přiřadíte zaměstnance do skupiny. V pravém seznamu je určeno do jaké skupiny zaměstnanec patří. Vybráním jedné nebo více položek v pravém seznamu a kliknutím na tlačítko Odebrat , můžete vyřadit zaměstnance ze skupiny. Poslední částí v tomto kroku jsou „Speciální práva“. Speciální práva určují zda má zaměstnanec možnost ovládat jednotlivé výstupy na snímači. Zaškrtnutím příslušného políčka přiřadíte speciální práva zaměstnanci. Každý zaměstnanec má možnost ovládat až 8 výstupů.

 

Krok 2 – Id (identifikační číslo karty)

 

Tento krok slouží k přidělování identifikačních prvků (karta, přívěšek, apod.) zaměstnanci. Na výběr jsou zde tři možnosti. První možnost Přidat Id slouží k přiřazení nového prvku zaměstnanci. Druhá možnost Opravit Id slouží k opravě stávajícího prvku (stanovení doby platnosti prvku). Poslední třetí možnost  Smazat vybrané slouží k odebrání prvku zaměstnanci. Při opravě nebo přidávání nového prvku se otevře další formulář viz. Bod 2.1.3.Přidání iD zaměstnanci. Smazání prvku provedete vybráním příslušné položky v seznamu a kliknutím na odkaz  Smazat vybrané.

 

 

 

Krok 3 – Rozvrhy pracovní doby

 

V tomto kroku přiřadíte zaměstnanci rozvrh případně rozvrhy pracovní doby podle kterých se bude v dalších sekcích programu vypočítávat docházka zaměstnance. Přidat část rozvrhu pracovní doby  - kliknutím na tuto položku vstoupíte do formuláře ve kterém přiřadíte zaměstnanci již předem definovaný rozvrh pracovní doby, kterému přidáte časovou platnost.

 

 

Veškeré části rozvrhu by měly mít časovou posloupnost. Pracovní rozvrhy se nesmějí navzájem překrývat. Pokud potřebujete nadefinovat další část rozvrhu pracovní doby, je třeba vše zadat v tabulce Rozvrhy pracovní doby kapitola 2.7 do které se dostanete z hlavní nabídky. Vybráním určité položky v seznamu můžete kliknutím na odkaz Smazat vybrané odebrat zaměstnanci určitý rozvrh nebo kliknutím na Opravit vybrané příslušný rozvrh (časovou platnost) opravit. Při přidání nového rozvrhu nebo opravě stávající můžete zadat opravu odpracované doby. Tato oprava slouží k přičtení nebo odečtení zadaného času. Tzn., že se každý den, na který je rozvrh určen, přičte nebo odečte k odpracované době ještě tato určitá doba.

 

Krok 4 – Kontrola

 

Tento krok slouží ke kontrole zadaných údajů. Pokud chcete něco pozměnit, vraťte se na daný krok volbou  Předchozí, případně přímou volbou položky. Jestliže je vše v pořádku zmáčkněte tlačítko Dokončit a tím se dostanete zpět do hlavní tabulky Zaměstnanci.

2.1.3      Přidání iD zaměstnanci

Nové iD zaměstnanci se přidává z hlavního menu v položce zaměstnanci, na řádku u zaměstnance (vpravo) klikneme na položku „Opravit“ a v následující tabulce se kliknutím na tlačítko 2) Id (nahoře, druhé z leva) dostaneme do tabulky pro přidávání, mazání a opravy Id. V této tabulce projděte tyto tři kroky zadávání:

 

 

Krok 1 – Metoda zadání

 

V tomto kroku zvolte v seznamu požadovanou metodu zadání identifikačního prvku (dále Id) a poté potvrďte tlačítkem Další->. Pokud zvolíte volbu Zadat ručně budete v následujícím kroku zadávat evidenční a výrobní číslo Id ručně. Tzn., že vytvoříte zcela nové Id. Evidenční i výrobní číslo je jedinečné tzn., že nemůže v databázi existovat vícekrát. Pokud zvolíte položku Vybrat podle evidenčního čísla případně Vybrat podle výrobního čísla budete moct v dalším kroku vybrat Id z již předem nadefinovaných a v současnosti nikým nedržených Id, které budou řazeny podle zvoleného způsobu.

 

Krok 2 – Zadání

 

V případě ručního zadávání vyplňte výrobní a evidenční číslo (systém Vám sám nabídne první volné evidenční číslo) a platnost po kterou bude Id náležet zaměstnanci. V případě, že vybíráte z již nedefinovaných Id (Výběr podle evidenčního nebo výrobního čísla) vyberte v seznamu příslušnou položku a zadejte platnost.

 

   

 

 

Krok 3 - Kontrola

 

Slouží ke kontrole zadaných údajů, volbou Dokončit se dostanete zpět do formuláře pro zadávání, či opravu zaměstnanců.

 

2.1.4      Vytvoření skupin zaměstnanců

Vytvoření skupin (střediska) zaměstnanců je možné provést z hlavní tabulky Zaměstnanci. Pro vytvoření skupin je nutné mít vybrány zaměstnance, kteří budou náležet do jedné skupiny. To provedete zaškrtnutím políčka před zaměstnancem. V horní části tabulky zjistíte číslo, které udává kolik máte vybráno zaměstnanců. Do vedlejšího políčka zadáte název skupiny zaměstnanců, kterou chcete vytvořit. Zmáčknutím tlačítka Vytvořit skupinu budou všichni vybraní zaměstnanci v nově vytvořené skupině. V programu EKD5 je též napevno vytvořená skupina s názvem „Všichni zaměstnanci“. Do této skupiny jsou automaticky zařazeni všichni zaměstnanci, kteří jsou nadefinovaní v systému. Skupiny je též možné vytvářet pomocí správce skupin viz. Správa skupin (podskupin) 2.1.6

 

2.1.5      Přidání a vyřazení zaměstnance ze skupiny

Pokud máte označeného zaměstnance, či více zaměstnanců, které chcete přidat do již vzniklé skupiny, označíte v pravém horním rohu tabulky Zaměstnanci název skupiny, do které chcete zaměstnance přiřadit (políčko pro výběr skupin je nad položkou Přidat do skupin ), poté zmáčknete Přidat do skupiny. Vyřazení zaměstnance ze skupiny probíhá obdobně, pouze vybíráte skupinu nad položkou Vyřadit ze skupiny a kliknete na Vyřadit ze skupiny

 

2.1.6      Správa skupin (podskupin)

 

  V hlavním formuláři Zaměstnanci, v horní řádce formuláře je odkaz Správa skupin. Volbou se dostanete do tabulky kde je možné změnit název (pod)skupiny nebo zde můžete (pod)skupinu vytvořit případně vymazat. 

Vymazání (pod)skupiny provedete tak, že označíte příslušnou (pod)skupinu v horním seznamu a kliknete na tlačítko Vymazat.

Název (pod)skupiny změníte tak, že označíte příslušnou (pod)skupinu v seznamu a poté do textového pole „na“ napíšete nový název skupiny. Nakonec klikněte na tlačítko Přejmenovat.

Novou skupinu vytvoříte zadáním názvu nové skupiny a kliknutím na tlačítko Vytvořit. Novou podskupinu vytvoříte tak, že vyberete příslušnou skupinu (označením v seznamu), zadáte název podskupiny a poté kliknete na tlačítko Vytvořit.

 

2.1.7      Označení zaměstnanců a práce s výběrem

·  volbou  Vybrat vše provede výběr veškerých zadaných zaměstnanců

·  zrušení výběru provedete volbou  Zrušit výběr

·  lze vybírat také podle zadání rozsahu výběru buď podle příjmení, nebo podle osobního čísla. Chcete-li zadávat rozsah podle příjmení, musíte mít označeno políčko s nápisem “Příjmení“. Chcete-li zadávat rozsah podle osobního čísla, musíte mít označeno políčko s nápisem „Osobní číslo. Zadávejte přesně název rozsahu výběru včetně velkých písmen

·  volbou  Smazat smažete veškeré označené zaměstnance

·  Označením zaškrtávacího políčka před prvním řádkem tabulky (před políčkem „Jméno“ „Telefon“ „Příjmení“  …) se vybere inverze k označenému výběru

·  Vždy, pokud chcete provést jiný výběr ujistěte se, že nemáte označeny žádné zaměstnance To provedete nejlépe volbou  Zrušit výběr

·  Nastavením limitu v dolní části tabulky můžete omezit výběr na zadaný počet. Pokud chcete mít zobrazeny všechny záznamy musíte zde zadat limit vyšší nebo stejný počtu záznamů v databázi.

·  volbou  Příjmení se mění seřazení položek vzestupně, či sestupně podle příjmení

·  volbou  Osobní číslo se mění seřazení položek vzestupně, či sestupně podle osobního čísla

 

2.2          Vozidla

Tato sekce programu umožňuje definovat vozidla, pro které chceme sledovat pohyb přes jednotlivé identifikační snímače a kterým chceme případně povolit přístup do jednotlivých snímačů. Vytváření skupin vozidel je možné pouze v této tabulce. S vytvořenými skupinami můžete pak již disponovat a pracovat i v ostatních tabulkách.

 

2.2.1      Zadání nového vozidla

Volbou  Nový z hlavní nabídky vozidel se dostanete do tabulky pro přidání nového vozidla. Zde musíte projít 3 kroky, ve kterých provedete zadání všech potřebných údajů.

 

Krok 1 – Údaje o vozidle

 

  Tento krok je rozdělen na 3 části. V první části „Základní údaje“ vyplňte SPZ, značku a typ vozidla a odpovědnou osobu. V druhé části tohoto kroku „Trvání provozu vozidla“ zadejte od kdy do kdy je vozidlo v provozu. V poslední části „Přidejte vozidlo do skupin“ můžete vozidlo zařadit do již existujících skupin. Vyberte jednu nebo více položek v levém seznamu. Kliknutím na tlačítko Přidat přiřadíte vozidlo do skupiny. V pravém seznamu je určeno do jaké skupiny vozidlo patří. Vybráním jedné nebo více položek v pravém seznamu a kliknutím na tlačítko Odebrat , můžete vyřadit vozidlo ze skupiny.

 

Krok 2 - Id

 

Tento krok slouží k přidělování identifikačních prvků (karta, přívěšek, apod.) vozidlu. Na výběr jsou zde tři možnosti. První možnost Přidat Id slouží k přiřazení nového prvku vozidlu. Druhá možnost Opravit Id slouží k opravě stávajícího prvku (stanovení doby platnosti prvku). Poslední třetí možnost  Smazat vybrané slouží k odebrání prvku vozidlu. Práce s Id vozidla je stejná jako při práci s Id zaměstnance. Při opravě nebo přidávání nového prvku se otevře další formulář viz bod 2.1.3.Přidání iD zaměstnanci. Smazání prvku provedete vybráním příslušné položky v seznamu a kliknutím na odkaz  Smazat vybrané.

 

Krok 3 – Kontrola

 

Tento krok slouží ke kontrole zadaných údajů. Pokud chcete něco pozměnit, vraťte se na daný krok volbou  Předchozí, případně přímou volbou položky. Jestliže je vše v pořádku zmáčkněte tlačítko Dokončit a tím se dostanete zpět do hlavní tabulky Vozidla.

 

2.2.2      Zadávání skupin vozidel

Vytvoření skupin vozidel je možné provést z hlavní tabulky Vozidla. Pro vytvoření skupin je nutné mít vybrány vozidla, která budou náležet do jedné skupiny. To provedete zaškrtnutím políčka na řádku jednotlivých vozidel. V horní části tabulky zjistíte číslo, které udává kolik máte vybráno vozidel. Do vedlejšího políčka zadáte název skupiny vozidel, kterou chcete vytvořit. Zmáčknete tlačítko Vytvořit skupinu a v tuto chvíli budou všechna vybraná vozidla v nově vytvořené skupině. V programu EKD5 je též napevno vytvořena skupina s názvem „Všechna vozidla“. Do této skupiny jsou automaticky zařazena všechna vozidla, která jsou nadefinována v systému. Skupiny je též možné vytvářet pomocí správce skupin viz. Správa skupin 2.2.4

2.2.3      Přidání a vyřazení vozidel ze skupiny

Pokud máte označené jedno nebo více vozidel, které chcete přidat do již vzniklé skupiny, vyberete v pravém horním rohu tabulky Vozidla  skupiny, do které chcete vozidla přiřadit (políčko pro výběr skupin je nad položkou Přidat do skupin), poté zmáčknete Přidat do skupiny. Vyřazení vozidla ze skupiny probíhá obdobně, pouze vybíráte skupinu nad položkou Vyřadit ze skupiny a kliknete na Vyřadit ze skupiny

2.2.4      Správa skupin

V hlavním formuláři Vozidla, v horní řádce formuláře je odkaz Správa skupin. Volbou se dostanete do tabulky kde je možné upravovat název skupiny.  Práce se správou skupin je stejná jako u zaměstnanců. Viz. 2.1.6 Správa skupin zaměstnanců

2.2.5      Označení vozidel a práce s výběrem

·  volbou  Vybrat vše provedete výběr veškerých zadaných zaměstnanců

·  zrušení výběru provedete volbou  Zrušit výběr

·  lze vybírat také podle zadání rozsahu výběru buď podle SPZ, značka, typ vozidla a odpovědná osoba. Vozidla lze vybírat podle určitého rozsahu pouze v případě, že tabulka vozidla je setříděná právě podle vybraného rozsahu.

·  volbou  Smazat smažete veškeré označené rozvrhy

·  Označením zaškrtávacího políčka před prvním řádkem tabulky (záhlaví jednotlivých sloupců tabulky) se vybere inverze k označenému výběru

·  Vždy, pokud chcete provést jiný výběr ujistěte se, že nemáte označena žádná vozidla. To provedete nejlépe volbou  Zrušit výběr

·  Nastavením limitu v dolní části tabulky můžete omezit výběr na zadaný počet. Pokud chcete mít zobrazeny všechny záznamy musíte zde zadat limit tak vysoký, aby výběr neovlivňoval.

 

2.3          Uživatelé systému

Tato sekce programu umožňuje definovat uživatele programu a přiřazovat uživateli jednotlivá práva k funkcím programu a právo přistupovat k datům jednotlivých zaměstnanců.

 

2.3.1      Zadání nového uživatele systému

Volbou  Nový z hlavní nabídky uživatele programu se dostanete do tabulky pro vytvoření nového uživatele programu. Zde musíte projít 3 kroky ve kterých provedete přidělení všech potřebných údajů.

 

 

Krok 1 – Osobní údaje

 

Tento krok je rozdělen do 3 částí. V první části „Základní údaje“ vyplňte přihlašovací značku, heslo, jméno a příjmení zaměstnance.  Jméno a příjmení zaměstnance nejsou povinné údaje proto nemusí být vyplněny. V druhé části „Přihlašovací režim“ je možné nastavit zda má tento uživatel povolené přihlášení do systému. Zaškrtnutím tohoto políčka povolení udělíte. Pomocí tohoto políčka můžete dočasně zrušit tomuto uživateli možnost přihlásit se do systému. V třetí části tohoto kroku „Přidejte nebo odeberte oprávnění“ musíte přidělit uživateli oprávnění k funkcím programu. V levém seznamu je seznam všech funkcí, které můžete uživateli přidělit. Označením jedné nebo více položek v tomto seznamu a kliknutím na tlačítko Přidat, přidělíte uživateli přístup k těmto funkcím programu. Funkce které má uživatel přiděleny jsou uvedeny v pravém seznamu. V této části můžete také oprávnění k funkcím programu odebrat. Odebrání provedete tak, že vyberete příslušné položky v pravém seznamu a kliknete na tlačítko Odebrat.

 

Krok 2 – Oprávnění data

 

  Zde můžete uživateli programu přiřadit k jakým datům bude mít přístup a jakým způsobem bude moci k těmto datům přistupovat. Uživateli může zadat přístup k vozidlům a zaměstnancům buď jednotlivě nebo pomocí skupin do kterých náleží. Pod tabulkou „Oprávnění (data)“ jsou další tři tabulky – Seznam skupin zaměstnanců a vozidel, Seznam zaměstnanců a Seznam vozidel. V těchto tabulkách vyberte skupiny, zaměstnance nebo vozidla k jejichž datům chcete uživateli programu přiřadit přístup. Výběr můžete provést několika způsoby. Zaškrtnutím políčka u příslušného zaměstnance, výběrem pomocí skupin, nebo výběrem v rozsahu od - do.

Pomocí zaškrtávacích políček „Prohlížet“ a "Úplný přístup" nebo „Změna“ stanovte zda bude mít uživatel programu k datům jednotlivých zaměstnanců úplný přístup (možnost provádět změny v datech zaměstnance), nebo zda bude mít možnost data pouze prohlížet. Případně můžete zvolit oprávnění „Změna“, které znamená, že uživatel bude moci změnit již existující záznamy bez možnosti vložit nový nebo odstranit stávající.  Volbou  Nastavit se v seznamu "Platná oprávnění" zobrazí zaměstnanci a k jejichž datům má uživatel programu přístup.  Tlačítko Zrušit přístup úplně slouží k odebrání všech zaměstnanců ze seznamu "Platná oprávnění" a zrušení přístupu k datům. Zaškrtnutím políčka Objednání jídel dáte uživateli přístupová k datům vybraných zaměstnanců v sekci Strava.

 

Krok 3 – Kontrola

 

Slouží ke kontrole zadaných parametrů. Pokud chcete něco pozměnit vraťte se na daný krok volbou  Předchozí, případně přímou volbou. Jestliže je vše v pořádku stiskněte tlačítko Dokončit- systém uloží Vámi nastavené údaje a vrátí se zpět do tabulky „Uživatelé programu“.

2.3.2      Oprava již vytvořených uživatelů systému

Do úprav již vytvořených uživatelů programu se dostanete kliknutím na odkaz Opravit na řádku příslušného uživatele programu. Oprava se skládá ze 3 kroků. Popis jednotlivých kroků je popsán v odstavci 2.3.1 Zadání nového uživatele systému

2.3.3      Zobrazení detailů uživatele systému

Kliknutím na odkaz Zobrazit detaily na řádku příslušného uživatele programu se zobrazí výpis nastavení příslušného uživatele programu. Zpět do tabulky "Uživatelé programu“ se dostanete kliknutím na tlačítko Storno.

2.3.4      Smazání uživatele systému

Vyberte příslušné uživatele systému. Výběr provedete zaškrtnutím políčka na řádku příslušného uživatele programu . Pokud je vybrán alespoň jeden uživatel, zobrazí se v horní části tabulky "Uživatelé programu" odkaz Smazat. Kliknutím na tento odkaz smažete vybrané uživatele programu – pozor! nevratná položka.

 

2.4          Snímače iD

V této sekci docházkového programu je možné zadat snímače identifikačních karet, které zaznamenávají události docházky pomocí identifi-kačních kódů na kartách.

 Docházkovým událostem je zde možno přiřadit kódy, kterými se událost zobrazuje na snímači iD. Určité docházkové události můžete nadefinovat časový rozsah, kdy událost nastává a jednotlivým událostem můžete též stanovit zaokrouhlení. V této sekci programu je též možné dát příkaz k sepnutí relé snímače.

 

2.4.1      Přidání nového snímače iD

Po stisknutí  Nový se dostanete do tabulky pro vytvoření nového snímače Id. Zde musíte projít 5 kroků ve kterých provedete přidělení potřebných údajů.

 

Krok 1 – Údaje o snímači

 

Tento krok je opět rozdělen na několik částí. V první části „Základní údaje“ zadejte adresu snímače, jeho název a fyzickou adresu. Adresa je vždy 4 místné hexadecimální číslo. Tzn., že pro snímač s adresou 1 bude adresa zadána 0001. Název snímače je libovolný (např. docházka, sklad, dveře apod.). Fyzickou adresou se rozumí IP adresa převodníku (RS LAN) nebo název rozhraní přes které je snímač připojen.

Například:

-          datová linka je zakončena zařízením RS LAN, které má adresu 192.168.1.1. Fyzická adresa bude 192.168.1.1

-          datová linka je zakončena zařízením RS 100. Toto zařízení je připojeno přes sériový port k PC se systémem Windows. Fyzická adresa bude COM1, COM2, COM3 …. atd.

-          datová linka je zakončena zařízením RS 100. Toto zařízení je připojeno přes sériový port k PC se systémem Linux. Fyzická adresa bude /dev/ttyS1, /dev/ttyS2….. atd.

V druhé části „Přidejte snímač do skupin“ můžete snímač přiřadit do již existujících skupin snímačů. Způsob přidání snímačů do skupin je stejný jako např. u zaměstnanců, vozidel atd.

 

 

Krok 2 – Události docházky

  Tento krok slouží k vytváření nových docházkových událostí. Na výběr jsou zde tři možnosti. První možnost Přidejte docházkovou událost slouží k vytvoření nové docházkové události. Druhá možnost Opravit vybrané slouží k opravě již nadefinované události. Poslední třetí možnost  Smazat vybrané slouží k odebrání již nedefinované docházkové události. Při opravě nebo přidávání nové události se otevře další formulář viz. Bod 2.4.2 Přidání, smazání a oprava docházkové události snímače iD.

 

Krok 3 – Nastavení docházky

 

Tento krok slouží pro určení skupin zaměstnanců, pro které bude tento snímač sloužit jako docházkový. Tzn., že při výpočtu odpracované doby se data z tohoto snímače použijí pouze pro zaměstnance, které přísluší do určité skupiny zaměstnanců. Pokud nechcete určit pro které zaměstnance je tento snímač docházkový (tzn. bude jako  docházkový pro všechny), zaškrtněte políčko „Pro všechny zaměstnance“. V případě, že chcete určit skupinu zaměstnanců pro kterou bude tento snímač jako docházkový, vyberte požadovanou skupinu v tabulce Seznam skupin zaměstnanců. Poté klikněte na tlačítko Přidat. Skupiny pro které je tento snímač určen jsou zobrazeny v seznamu. Označením příslušné skupiny a kliknutím na tlačítko Odebrat můžete skupinu z tohoto seznamu vyřadit.

 

Krok 4 – Časová okna

 

V tomto kroku přiřadíte určité funkci snímače časový rozsah, kdy bude tato funkce aktivní (otevření zámku dveří v časovém rozmezí – úřední hodiny, řízení EZS apod.). Na výběr jsou zde opět 3 možnosti. První možnost je Přidat časové okno slouží k vytvoření nového časového okna. Druhá možnost Smazat vybrané slouží k odebrání časového okna a třetí možnost Opravit vybrané slouží k opravě časových oken. Podrobný popis vytváření nových časových oken je v odstavci 2.4.3 Časová okna

 

Krok 5 - Kontrola

 

Tento krok slouží pro kontrolu správnosti zadaných údajů a parametrů. Pokud chcete něco pozměnit, vraťte se na daný krok volbou  Předchozí nebo kliknutím na příslušný odkaz.. Jestliže je vše v pořádku zvolte tlačítko Dokončit - systém uloží Vámi nastavené údaje a vrátí se zpět do tabulky „Snímače iD“.

 

2.4.2      Přidání, smazání a oprava docházkové události snímači iD

K úplnému nadefinování nového snímače potřebujete mít předdefinovány také události docházky. Každá událost, aby mohla být zobrazena na snímači, musí mít vlastní kód a daný časový rozsah. Každé docházkové události můžete též zadat zaokrouhlení.

Vlastnosti nové docházkové události nebo opravu již nadefinované provedete kliknutím na odkaz Přidejte docházkovou událost případně Opravit vybrané z kroku 2 tabulky pro definování nového nebo opravu stávajícího  snímače iD. Kliknutím na tyto odkazy se dostanete do tabulky, která se skládá ze dvou kroků.

 

 

Krok 1 – Popis události

 

Tento krok je rozdělen do 3 částí. V první části vyberte požadovanou událost, kterou chcete mít v možnostech snímače iD. Výběr provedete rozbalením seznamu a kliknutím na příslušnou docházkovou událost. Události přiřaďte kód, který odpovídá příslušnému kódu na klávesnici snímače a po jehož stisknutí se zapíše jeho docházková událost. V další části určete časový rozsah, kdy událost nastává – časový interval ve kterém je možno událost provést (doba odchodu na oběd, doba příchodu, odchodu). Ve třetí části „Způsob zaokrouhlení“ můžete stanovit zaokrouhlení docházkové události. Do pole „Krok zaokrouhlení“ zadejte čas ve formátu hh:mm (např. 00:15). V rozbalovacím seznamu „Způsob zaokrouhlení“ vyberete požadovaný způsob. Zaokrouhlení znamená, že výčetce odpracované doby zaměstnance bude zobrazen skutečný čas kdy událost nastala. Pro výpočet odpracované doby se však použije událost zaokrouhlená podle stanoveného kroku a způsobu zaokrouhlení. (např. skutečný příchod 6:24:33, krok 0:15, způsob zaokrouhlení – nahoru = pro výpočet se použije čas 6:30:00)

 

Krok 2 – Kontrola

 

Tento krok slouží ke kontrole zadaných parametrů. Volbou Dokončit přidáte docházkovou událost snímači iD a můžete pokračovat v definování dalších vlastností snímače

 

Oprava již nedefinované docházkové události se provede kliknutím na příslušnou docházkovou událost (tím se označí) a poté kliknutím na odkaz  Opravit vybrané. Dostanete se do tabulky, která je popsána v předchozím odstavci.Smazaní docházkové události provedete opět označením příslušné docházkové události a poté kliknutím na odkaz Smazat vybrané.

 

2.4.3      Časová okna

Vytvoření nového časového okna nebo oprava již nadefinovaného provedete kliknutím na odkaz Přidat další časové okno případně Opravit vybrané z kroku 4 tabulky pro definování nového nebo opravu stávajícího snímače iD. Kliknutím na tyto odkazy se dostanete do tabulky, která se skládá ze dvou kroků.

 

Krok 1 – Popis časového okna

 

Tento krok je rozdělen na 3 části. V první části „Základní údaje“ zvolte funkci pro kterou je časové okno určeno. V druhé části stanovte časový rozsah po který bude časové okno platit. Časový rozsah platí pro všechny dny zvolené v následující části. V třetí části zvolte, pro které dny bude časové okno platit. Výběr můžete provést i pomocí tlačítek Nic, Jen pracovní dny, Jen víkend, Celý týden. U dnů pro které bud časové okno platit zaškrtněte políčko.

 

Krok 2 –kontrola

 

Tento krok slouží ke kontrole zadaných parametrů. Volbou  Dokončit přidáte časové okno snímači iD a můžete pokračovat v definování dalších vlastností snímače.

 

2.4.4      Oprava stávajícího snímače iD

Úpravy již zadaného snímače iD můžete provést po stisknutím  Opravit na příslušném řádku snímače. Dostanete se do tabulky, která je totožná s tabulkou pro zadání parametrů nového snímače. Zde projděte všechny kroky a proveďte případné změny. Volbou Dokončit se dostanete zpět do nabídky snímačů iD.

 

2.4.5      Vytvoření skupin snímačů iD

Pro vytvoření skupin je třeba mít vybrány snímače, které budou náležet do jedné skupiny. V horní části tabulky se objeví číslo, které udává kolik máte vybráno snímačů. Do vedlejšího políčka zadáte název skupiny snímačů, kterou chcete vytvořit. Zmáčknete Vytvořit skupinu. V tuto chvíli budou všechny snímače ve vytvořené skupině.

 

2.4.6      Přidání snímače iD do vytvořené skupiny snímačů iD

Snímač iD do již vytvořené skupiny můžete přidat dvěma způsoby:

 

1 – označíte daný snímač,  v pravém horním rohu tabulky vyberete ze seznamu skupin tu požadovanou a zvolíte Přidat do skupiny

2 – zvolíte Opravit na řádku u požadovaného snímače, ve 1. kroku vyberete požadovanou skupinu a zvolíte Přidat, v pravé části obrazovky je zobrazeno do kterých skupin snímač patří. Projdete následující kroky a volbou  Dokončit se vrátíte do nabídky snímačů iD.

 

2.4.7      Zobrazit detaily

Po kliknutí Zobrazit detaily na řádku příslušného snímače iD, dostanete informace o přidělených vlastnostech snímače iD. Zpět do tabulky "Snímače iD" se dostanete kliknutím na tlačítko Storno

 

2.4.8      Otevření snímače

V tabulce Snímačů Id je u každého snímač odkaz „Otevřít“. Pomocí tohoto odkazu je možné otevřít na 2 vteřiny všechny on-line připojené snímače. Tzn., že pokud se jedná o snímač přístupový (ovládání závor, dveří apod.), tak je možné přímo z programu dát povel pro otevření. Stisknutím Otevřít na řádku příslušného snímače se otevře dialogové okno, do kterého je možné zadat důvod otevření snímače. Potvrzením tohoto dialogového okna se příslušný snímač otevře. Tato událost je logována a je tedy i zpětně dohledatelné kdo a za jakých podmínek dal povel pro otevření snímače. Prohlížení logových záznamů o otevření snímače je možné prohlížet v sekci „Záznamy o docházce“.

 

2.4.9      Označení snímačů pro další operace

Označení můžete provést několika způsoby:

·     označením zaškrtávacího políčka u příslušného snímače

·  výběrem určitého rozsahu snímačů – vyhledávat můžete buď podle názvu, nebo podle adresy snímače pokud chcete vyhledávat podle názvu, musíte mít označené políčko „Název“, pokud podle adresy , musíte mít označené políčko „Adresa“.

 

Vždy pokud provádíte nový výběr je třeba dosavadní zrušit např. použitím  Zrušit výběr.

Funkce „Limit“ – zde je možno omezit seznam vybraných snímačů na počet, který si zde zadáte. Volbou  Nastavit na této řádce se zobrazí pouze daný počet. Pokud požadujete všechny snímače splňující daná kritéria, musíte mít nastaven „limit“ na číslo větší, než je počet všech snímačů.

K lepší orientaci si můžete nechat seřadit vybrané snímače vzestupně, či sestupně a to buď podle názvu, nebo adresy a to označením nápisu „Název“, či „Adresa“.

Volbou zaškrtávacího políčka na řádku vedle nápisu „Jméno“, vyberete inverzi k danému výběru.

2.4.10   Operace s označenými snímači

 

2.4.10.1       Smazání snímače

Smazání označené snímače, či snímačů provedete volbou Smazat. Toto tlačítko je zobrazeno pouze v případě, že máte označený alespoň jeden snímač.

Před použitím Smazat se ujistěte, že máte označený pouze snímač, který chcete opravdu odstranit !!!

 

2.4.10.2       Oprava snímače

V případě, že máte označený pouze jeden snímač, můžete využít tlačítko Opravit, které má stejnou funkci jako tlačítko opravit na příslušném řádku označeného snímače.

 

2.4.11   Snímač Computer (0000) a Virtual (FEFE)

 

V tabulce snímačů Id jsou uvedeny dva snímače, které slouží pro usnadnění práce se systémem EKD5. Prvním z nich je snímač Computer s adresou 0000. Tento snímač slouží k pořizovaní ručních záznamů. Tzn., že pokud uživatel při korekci docházky u jednotlivých zaměstnanců vloží do výčetky zaměstnance jakoukoliv docházkovou událost tak je tato událost v databázi uložena tak jako by byla pořízena právě na tomto snímači. Ve výčetce zaměstnance je takto pořízená docházková událost zobrazena kurzívou a modrou barvou. Druhý snímač Virtual  slouží pro pořizování záznamů v případě, že si zaměstnanec zapomene identifikační kartu. Jeho funkce je obdobná jako při ručním pořízení záznamů v Evidenci odpracované doby. Podrobněji o tomto snímači viz. 3.6. Pořízení záznamů.

Snímače Virtual a Computer jsou zobrazeny v sekci Snímači Id z důvodu možnosti stanovení zaokrouhlení jednotlivých docházkových událostí, které přísluší těmto snímačům. Kliknutím na položku Opravit na řádku příslušného snímače uživatel vstoupí do formuláře Opravit snímač. Nastavení docházkových událostí je stejné jako v odstavci 2.4.2 Přidání, smazání a oprava docházkové události snímači iD

 

2.5          Evidence ID

  Docházkový systém umožňuje práci s identifikačními kartami. Každá karta obsahuje fyzický - výrobní identifikační kód. Veškeré používané identifikační karty musí být zadány do evidence iD. Poté je možno identifikační kartu přiřadit určitému zaměstnanci, takže veškeré operace této karty budou brány jako činnost zvoleného zaměstnance. Do evidence iD se dostanete z hlavní nabídky – položka „Evidence iD“.  (Případně je možno založit nové iD karty přímo z evidence zaměstnanců.)

Po zvolení položky z hlavní nabídky – „Evidence iD “ máte možnost opravovat již zadané evidenční karty, přidávat nové, případně odstranit iD z evidence.

2.5.1      Přidání nového iD

Volbou  Nový se dostanete do formuláře přidání nového iD, který je rozdělen na dva kroky.

 

Krok 1 – Informace o kartě

 

  V tomto kroku zadejte výrobní a evidenční číslo. Výrobní číslo je desetimístné hexadecimální číslo viz.obrázek. Evidenční i výrobní číslo je jedinečné a nemůže proto být v databázi uvedeno vícekrát.

 

Krok 2 – Kontrola

 

Kontrolu zadaných údajů. Ukončení zadávání provedete stisknutím Dokončit

2.5.2      Oprava již zadaného iD

Do úprav již zadaných iD se dostanete volbou Opravit na řádku příslušné identifikační karty. Oprava se skládá ze dvou kroků, které jsou popsány v předchozím odstavci.

2.5.3      Zobrazit detaily

Po volbě  zobrazit detaily na řádku příslušné identifikační karty, dostanete informaci o výrobním a pořadovém číslu karty.

2.5.4      Označení karet pro další operace

Označení můžete provést několika způsoby. Zaškrtnutím políčka u příslušné identifikační karty, nebo výběrem určitého rozsahu čísel karet (buď výrobních, nebo pořadových - záleží na zvoleném způsobu setřídění.) Provedení označení rozsahu karet se vykoná volbou  Provést. Zrušit označení karty můžete provést opětovným kliknutím na zaškrtávacím políčku příslušné karty, případně zvolením Zrušit výběr a rozsahu karet, které nechcete mít označené.

Pro označení či zrušení všech zobrazených karet můžete použít odkazy Vyber vše, Zrušit výběr v prvním řádku tabulky.

2.5.5      Operace s označenými kartami

 

2.5.5.1           Mazání karet

Smazání označené karty, či karet provedete volbou  Smazat. Toto tlačítko je zobrazeno pouze v případě, že máte označenou alespoň jednu kartu.

Před použitím Smazat se ujistěte, že máte označené pouze karty, které chcete opravdu odstranit !!!

 

2.5.5.2           Oprava karty

V případě, že máte označenou pouze jednu kartu, můžete využít tlačítko opravit, které má stejnou funkci jako tlačítko opravit na příslušném řádku označené karty - viz 2.5.2 Oprava již zadaného iD

 

2.6          Mapa přístupů

 

Tento formulář slouží k přidělení práv přístupů zaměstnanců ke snímačům iD. Zde je možno pracovat s již vytvořeným seznamem zaměstnanců a snímačů včetně skupin, proto přidělujte přístupy až po zadání zaměstnanců i snímačů iD. Vyhledávat je možné opět podle různých kritérií.

 

2.6.1      Přiřazení přístupu zaměstnance (vozidla) ke snímači iD

Při postupování tímto směrem při přidělování práv zaměstnanců (vozidel) a snímačů, začněte v dolní části obrazovky vybráním určitého zaměstnance/skupiny zaměstnanců z tabulky „seznam zaměstnanců“, dále proveďte výběr snímače iD z tabulky „Seznam snímačů iD“, ke kterému zadáte zaměstnanci přístup z tabulky „Mapa přístupů“ z horní části obrazovky. Postup pro přiřazení přístupu vozidel do jednotlivých snímačů Id je stejný jako u zaměstnanců,  proto zde budeme popisovat pouze přidávání zaměstnanců.

 

2.6.2      Výběr zaměstnance

V této tabulce můžete pracovat se všemi již definovanými zaměstnanci. Nelze zde přidávat zaměstnance, ani opravovat či zařazovat do skupin. K tomu slouží sekce „Zaměstnanci“ přístupná z hlavní nabídky programu (do hlavní nabídky se dostanete volbou  nabídka v pravém horním rohu obrazovky). Již zadané zaměstnance a skupiny zaměstnanců můžete vyhledávat a vybírat podle různých kritérií:

·  podle aktuálního třídění v rozsahu zaměstnanců který si zadáte, můžete vybírat celé skupiny zaměstnanců

·  volbou  Vybrat vše se Vám zobrazí všichni definovaní zaměstnanci

·  Funkce „Limit“ – zde je možno omezit seznam vybraných zaměstnanců na počet, který si zde zadáte. Volbou  Nastavit na této řádce se zobrazí pouze daný počet. Pokud požadujete všechny zaměstnance splňující daná kritéria musíte mít nastaven „Limit“ na číslo větší než je počet všech zaměstnanců

·  Volbou zaškrtávacího políčka na řádku vedle nápisu „jméno“ vyberete inverzi k danému výběru.

K lepší orientaci si můžete nechat seřadit vybrané zaměstnance vzestupně či sestupně buď podle příjmení nebo osobního čísla, a to označením nápisu „příjmení“ či „osobní číslo“.

 

2.6.3      Výběr snímače iD

Pokud máte vybrány zaměstnance kterým chcete přidělit přístupová práva musíte nyní vybrat snímač/skupinu snímačů na který budou mít vybraní přístup. Opět lze pracovat pouze s již vytvořenými snímači /skupinou snímačů, které zadáte v sekci „Snímače iD“. Výběr snímače lze provést obdobným způsobem, jako u zaměstnanců.

 

2.6.4      Přidělení přístupu

Nyní máte vybrány zaměstnance i snímače o které se jedná. Můžete v tabulce „mapa přístupů“ přiřazovat práva.

·  Na řádku „Od“ a „Do“ zadáte časový údaj (ve tvaru 08:00:00), který bude omezovat platnost přístupu zaměstnanců k daným snímačům iD.

·  Zaškrtnutím políčka před vypsanými dny v týdnu přiřadíte tomuto časovému horizontu i den ve který nabývá platnosti.

·  Nyní zmáčkněte tlačítko Přidat podle zadání

·  Výsledek zobrazíte volbou  Zobrazit pro vybrané zaměstnance

Pokud nechcete omezovat přístup podle žádných časových kritérií a chcete přidělit plný přístup, zmáčkněte po vybrání zaměstnanců a snímačů rovnou tlačítko Přidat plný přístup. Chcete-li vzít tyto kroky zpět, zmáčkněte tlačítko Zrušit veškerý přístup. Výsledek přidělování si můžete nechat zobrazit podle různých pohledů. Buď již zmiňovaným Zobrazit pro vybrané zaměstnance, kde získáte setříděnou tabulku podle zaměstnanců a u každého výpis přístupů na každý přidělený snímač včetně časového rozsahu, či opačným Zobrazit pro vybrané snímače, kdy získáte tabulku setříděnou podle snímačů se soupisem všech osob, kteří mají k daným snímačům přístup i s vymezením časového rozsahu přístupu. Volbou Zobrazit pro všechny zaměstnance a Zobrazit pro všechny snímače získáte výpisy podobné předchozím pouze pro všechny zaměstnance, či všechny snímače.

 

 

2.6.5      Aktualizace snímačů

 

  Tato sekce programu slouží k odeslání nadefinované mapy přístupů do snímačů. Při vytváření mapy přístupů je tato definic uložena v databázi a teprve až pro provedení aktualizace se nastavení mapy přístupů promítne i ve snímačích. Při provádění aktualizace snímačů je možné využít dva druhy aktualizace a to „Celková“ nebo „Rozdílová“. Celková aktualizace znamená, že stávající mapa přístupů bude ze snímačů smazána a poté znovu nahrána nová. Rozdílová aktualizace znamená, že stávají mapa bude ve snímači ponechána a do snímače bude odeslána pouze část mapy přístupů, ve které došlo ke změně. Standardně je nabízena rozdílová aktualizace. Pokud chcete využít celkovou aktualizaci, zrušte zaškrtnutí políčka „Rozdílová aktualizace“.

Aktualizaci snímačů je možné provést ve buď ve všech snímačích anebo pouze v určitém snímači. Například pokud přišel nový zaměstnanec, který bude mít přístup pouze do jednoho snímače, tak není nutné provádět aktualizaci všech snímačů ale pouze jenom jednoho vybraného, kterého se aktualizace týká. Stisknutím tlačítka Všechny provedete aktualizace všech snímačů. Stisknutím tlačítka Vybrané provedete aktualizaci pouze vybraného snímače. Snímač vyberte pomocí rozbalovacího  seznamu v horní části formuláře. Aktualizaci  snímačů je možné kdykoliv přerušit stisknutím tlačítka Stop.

Upozornění: stisknutí tlačítka Stop v průběhu aktualizace, neznamená návrat k předchozímu nastavení.

 

2.7          Rozvrhy pracovní doby

V této sekci programu je třeba nadefinovat veškeré rozvrhy pracovní doby. Každému rozvrhu pracovní doby zde nadefinujte směny, možnost opakování určité směny po nějaké době, rozložení přestávek na oběd, atd. Zadané rozvrhy můžete opětovně i opravovat. Takto připravené rozvrhy použijete dále v sekci „Zaměstnanci“, kde zaměstnancům přiřadíte již nadefinované části rozvrhů.

 

 

2.7.1      Zadání nového rozvrhu pracovní doby

Po stisknutí Nový v sekci „Rozvrhy pracovní doby“ se dostanete do tabulky pro vytváření nového pracovního rozvrhu. Musíte zde projít 3 kroky.

 

Krok 1 – Údaje o rozvrhu

 

Tento krok je rozdělen do několika částí. v první části „Popis rozvrhu“ zadejte název rozvrhu a můžete vyplnit i stručný popis. 

V druhé části „Přestávky na oběd“ zvolte způsob provádění přestávek v tomto rozvrhu pracovní doby: "Přestávky rozloženy automaticky" - systém dosadí přestávky automaticky po době stanovené při definici zaměstnanci a to přesně dle parametrů „Nárok na přestávku vzniká po odpracování“ a „každá další přestávka bude vložená po odpracování“ od začátku pracovní doby (příchod zaměstnance při pružné pracovní době, začátek pracovní doby při pevné pracovní době). "Přestávky začínají odchodem na oběd" - přestávka začíná odchodem na oběd přes docházkový snímač. Pokud zaměstnanec neodejde na oběd přes docházkový snímač doplní se přestávky automaticky. "Přestávky definované uživatelem" - přestávky definuje uživatel viz  2.7.2 Vytvoření nové směny. "Žádné přestávky" – výpočet odpracované doby bude bez přestávek. 

Do pole „Maximální počet přestávek“ zadejte počet přestávek, které může mít zaměstnanec v průběhu prac. doby (jedné směny).

Do pole "Časový limit pro zařazení přestávky u přestávek začínajících odchodem na oběd“  zadejte čas, během kterého musí zaměstnanec odejít na oběd. Tzn.,,že musí zaznamenat docházkovou událost „Oběd“. V případě, že neodejde na oběd během této stanovené doby (případně odejde až po této době) doplní se přestávka automaticky opět podle pravidel nadefinovaných pro tento typ přestávky.

Při odchodu ze zaměstnání se může stát, že zaměstnanec odejde domů právě ve chvíli kdy měla být přestávka. Tzn., že zaznamená odchod v průběhu přestávky. V tomto případě má uživatel na výběr ze dvou možností. V případě, že chcete aby byla vložena přestávka i v tom to případě nechte políčko „Přestávky doplňovat až po odpracování celé doby“ nezaškrtnuté. V případě, že chcete aby se vložila automaticky přestávka pouze pokud bude celá „odpracována“, toto políčko zaškrtněte. V tomto případě nebude při odchodu ze zaměstnaní přestávka vložena.

Automaticky vloženou přestávku je možné posunout o určitou dobu zpět.  Tato funkce je v dobrá v případě, že určitá přestávka vychází na konec pracovní směny. Ze zákona je dané, že přestávka nesmí být na konci pracovní doby a proto je pomocí parametru „Posun automatické přestávky na konci práce“ možné posunout přestávku zpět o stanovenou dobu.

V případě nezaškrtnutí políčka „Přestávky vložit až po odpracování celé doby“ má uživatel ještě možnost zvolit zda při vložení přestávky na konci směny nebo v případě odchodu domů v době přestávky bude odečtena přestávka celá a nebo jenom část od začátku přestávky do odchodu zaměstnance.  V případě, že chcete aby byla odečtena vždy půl hodina nechcete pole nezaškrtnuté. V případě odečítání pouze určité části přestávky zaškrtněte pole „Délku přestávky na konci práce počítat přesně (v opačném případě bude započítáno 30min)“.

 

V třetí části tohoto kroku zadejte zaokrouhlení. Zaokrouhlení je možné nastavit zvlášť pro práci a zvlášť pro obědy.  Například pokud bude výsledná čistá práce v průběhu jedné směny 8:12 a zaokrouhlení bude 0:15 dolů, bude výsledná práce 8:00.

 

Čtvrtá část tohoto kroku „Části dne“ slouží ke stanovení začátku ranní, odpolední a noční směny. Tyto údaje mají potom vztah k výpočtu příplatkových hodin.

 

V poslední páté části tohoto kroku „Doplňující údaje“ má uživatel možnost nastavit „Maximální délku polodenní položky“ a „Minimální délku odpracované doby pro dotaci stravy“.  Veškeré údaje,s kterými se pracuje ve výčetce zaměstnance jsou zadávány v hodinách. Na konci výčetky v součtovém řádku jsou pak podle definice absencí spočítány případně i dny určité absence.  Podle nastavení polodenní položky jsou počítány půldny určité absence. Např.: délka polodenní položky je 4:00, vložená absence má délku 3:50 =  ½ dne, vložená absence má délku 4:30 = 1 den. Podobným způsobem je nutné nastavit i délku odpr. doby pro dotaci stravy.  V případě že zaměstnanec odpracuje méně než je stanovená doba, nevzniká mu tento den nárok na stravenku. V opačném případě je stravenka přidělena. Počet stravenek resp. obědů na které má zaměstnanec nárok je uveden v hlavní výčetce, v součtovém řádku jako počet dotovaných obědů.

 

Krok 2 – Detaily rozvrhu

 

V tomto kroku můžete vytvořit novou směnu, opravovat nebo případně smazat již nedefinované směny.  Je zde možné též vytvořit rozvrh s pevným nebo pohyblivým měsíčním předpisem. Tento krok je rozdělen do několika částí. V první části „Rozvrh se směnami“ je možné vytvořit rozvrh s různými druhy směn. Uživatel zde má možnost vytvořit směny s pevně stanovenými hranicemi. Směny mohou být pevné i pružné. Odpracovaná doby mimo tyto hranice není automaticky započítána. Uživatel má však možnost pomocí aktivní výčetky posouvat tyto nadefinované  hranice pro určitý den. Např. zaměstnanec má rozvrh složený s pevných směn, které začínají v 6:00 a končí ve 14:00. v určitý zaměstnanec musí zůstat déle v zaměstnání a právě pro tento den je pak posunout hranice směny a tím pádem uznat zaměstnanci určitý přesčas.

Při vytváření tohoto typu rozvrhu je nejdříve je nutné zvolit zda se bude příslušný rozvrh opakovat a v jakém intervalu.  Výběr je z několika možností. Cyklus může být 1 až 4 týdenní anebo můžete stanovit přesný počet dní po kterých se bude tento rozvrh opakovat. V tomto případě je ale podmínkou, že cyklus začíná vždy v pondělí.

"Směny v tomto cyklu budou pouze při skutečném příchodu" - zaškrtnutím tohoto políčka bude zaměstnanci přidělena směna podle skutečného příchodu. Tzn., že zaměstnanec může mít na jeden den definováno více směn (např. ranní, odpolední, noční) a podle příchodu do zaměstnání mu bude přidělena příslušná směna pro výpočet odpracované doby Novou směnu můžete vytvořit kliknutím na odkaz Přidat směnu viz  2.7.2 Vytvoření nové směny. Pokud chcete již zadanou směnu pozměnit, označte příslušnou směnu a klikněte na odkaz Opravit vybranou směnu. Odebrání provedete označením příslušné směny a kliknutím na odkaz Smazat vybrané směny 

Dalším typem rozvrhu, které je možné využívat je rozvrh s pohyblivým nebo pevným měsíčním předpisem. V tomto případě se nevytvářejí žádné směny ale zaškrtne se pouze jedno z políček „Rozvrh s měsíčním předpisem“ nebo „Rozvrh s pohyblivým měsíčním předpisem“. Pokud je jedno z těchto políček zaškrtnuto je nutné vyplnit následující tři editační pole. Do prvního pole zadejte měsíční nebo denní předpis (podle zvoleného druhu rozvrhu). Upozorňujeme, že toto číslo je decimální. Tzn., že například předpis 7:30:00 se zadá ve formátu 7,5. Do dalšího pole zadejte „Denní limit odpracované doby“.  Při využití rozvrhu s pohyblivým měsíčním předpisem nejsou stanovené žádné hranice. Tzn., že nezáleží na tom kdy a kolikrát  zaměstnanec přijde během dne do zaměstnání.

 

Do následujících dvou polí zadejte začátek a konec pevného úseku prac. doby.

 

Krok 3 – Kontrola

 

Tento krok slouží pro kontrolu správnosti zadaných údajů a parametrů. Pokud chcete něco pozměnit vraťte se na daný krok volbou  Předchozí nebo kliknutím na příslušný odkaz.. Jestliže je vše v pořádku zmáčkněte tlačítko  Dokončit - systém uloží Vámi nastavené údaje a vrátí se zpět do tabulky „Rozvrhy pracovní doby"

 

2.7.2      Vytvoření nové směny

Novou směnu vytvoříte při zadávání rozvrhu pracovní doby – v kroku 2 zmáčknete tlačítko Přidat směnu. Otevře se nový formulář, ve kterém musíte projít 3 kroky. Při vytváření směn je nutné zadat vždy jakýkoliv pracovní týden (případně 2  nebo 3 týdny).  Pomocí opakování potom můžete stanovit rozložení tohoto týdne až do nekonečna.  Hranice platnosti rozvrhu potom můžete stanovit při přidělení určitého rozvhu zaměstnanci. Znamená to např., že pokud zvolíte opakování po 7 dnech a poté nadefinujete pracovní týden např. od 1.1.2000 do 5.1.2000 budou tyto směny platit pro každý následující týden až do nekonečna.

 

Krok 1 – Údaje o směně

 

  V první části tohoto kroku „Základní údaje“ vyberete typ pracovní doby (pevná, pružná). Pevná pracovní doba má definován pouze začátek a konec pracovní doby, pružná pracovní doba se dělí na základní pracovní dobu a volitelnou pracovní dobu. Do pole délka zadejte délku pracovní doby bez přestávek a začátek odpolední a noční směny (předpis práce). Dále zde vyplňte ještě začátek odpolední a noční směny. V druhé části tohoto kroku „Přestávky na oběd“ můžete zadat přestávky, které budou začínat v pevně stanovenou dobu tzn., v případě že nechcete využít přestávky automaticky nebo přestávky začínající odchodem na oběd. Pokud tedy chcete mít přestávky v určité Vámi stanovené době zadejte do pole "Začátek přestávky od začátku směny"  dobu po jejíž odpracování vzniká zaměstnanci nárok na přestávku. Po stisknutí  Vložit se v seznamu "Definované přestávky"  zobrazí tato Vámi definovaná doba. V tomto místě můžete navolit i několik  začátků přestávek na oběd. Kliknutím na příslušnou dobu v seznamu "Definované  přestávky"  a poté volbou  Vymazat vymažete označenou dobu ze seznamu.

 

Krok 2 – Hranice

 

  V tomto kroku zadejte hranice pracovní doby - definujete datum a čas začátku a konce směny. U pevné pracovní doby zadejte začátek a konec pevného úseku a u pružné zadejte ještě začátek a konec volitelného úseku. Časové udáje je možné zadávat jak ve formátu hh:mm tak i ve formátu hh:mm:ss.

 

Krok 3 – Kontrola

 

Slouží pro kontrolu správnosti zadaných údajů a parametrů. Pokud chcete něco pozměnit vraťte se na daný krok volbou  Předchozí, nebo kliknutím na příslušný odkaz.. Jestliže je vše v pořádku zmáčkněte tlačítko Dokončit - systém uloží Vámi nastavené údaje. Nyní máte přidanou novou směnu pracovního rozvrhu.

 

2.7.3      Oprava rozvrhu pracovní doby

Opravu již vytvořeného rozvrhu pracovní doby provedete vybráním příslušného rozvrhu a volbou  Opravit na příslušném řádku. Dostanete se do tabulky, která je shodná s tabulkou pro zadávání nových rozvrhů. Zde projděte veškeré kroky a upravte potřebné údaje. Volbou Dokončit se vrátíte zpět do hlavní tabulky rozvrhů pracovní doby.

 

2.7.4      Označení rozvrhů pracovní doby a práce s výběrem

·  tlačítko „Vybrat vše“ provede výběr veškerých zadaných rozvrhů pracovní doby

·  zrušení výběru provedete volbou  Zrušit výběr

·  lze vybírat také podle zadání rozsahu výběru - od Názvu – do Názvu rozvrhu (zadávejte přesně název rozsahu výběru včetně velkých písmen).

·  volbou  Smazat smažete veškeré označené rozvrhy

·  volbou zaškrtávacího políčka před prvním řádkem tabulky (před „Typ“ „Název“ „Přestávky na oběd“ …) se vybere inverze k označenému výběru

·  nastavením limitu v dolní části tabulky můžete omezit výběr na zadaný počet. Pokud chcete mít zobrazeny všechny záznamy musíte zde zadat limit tak vysoký, aby výběr neovlivňoval. Volbou nápisu „Název“ se mění seřazení položek – vzestupně, či sestupně

 

2.8          Absence

Tato sekce programu slouží k nadefinování všech druhů absencí, které se budou při vyhodnocení docházky používat. Uživatel zde má možnost nadefinovat libovolné absence a nastavit jejich parametry.

 

2.8.1      Vytvoření nové absence

Po stisknutí Nový v sekci „Absence“ se dostanete do formuláře pro vytváření nového absence. Musíte zde projít 3 kroky.

 

Krok 1 – Identifikace

 

Do editačního pole zadejte název absence. Pouze v případě, že při exportech požadujete kódové (číselné) označení dané absence vyplňte pole „Kód“. Pokud chcete aby bylo možné danou absenci zvolit stiskem klávesy na docházkovém snímači (viz. 2.4. Snímače Id) zaškrtněte pole „Událost pro snímače“.

Stisknutím tlačítka Další se dostanete na další krok tohoto formuláře.

 

Krok 2 – Výpočty

 

Započítat do odpracované doby – tímto zaškrtávacím polem určíme zda se absence započte do celkové odpracované doby za určité období. 

V rozbalovacím seznamu „Počítání přestávek“ určíte zda  může být v průběhu absence vložena přestávka a zda se bude o dobu přestávky zkracovat práce nebo zda se o přestávku zkrátí tato absence.

 Neukončenou absenci– zde určujete zda se má neukončená absence automaticky dokončit nebo ne v případě, že je tato absence událost zaznamenána jako docházková událost. Neukončenou absenci je možné dopočítat do konce pevné části směny, do předpisu práce za daný den a nebo případně do stanovené délky. Zároveň je možné určit, že absence bude automaticky doplněna i následující dny a to do doby, dokud nebude opět zaznamenán příchod do práce (např. dovolená).

Pevná délka pro doplnění neukončené absence – tímto parametrem se stanovuje délka, do které se dopočítá neukončená absence v případě, že v předchozím parametru zvolíte dopočítání do pevné délky.

Zaokrouhlení.. – zde určujete jakým způsobem bude absence zaokrouhlena. Na výběr je možnost Nahoru, Dolů nebo Aritmeticky.

Počítat celkovou absenci – znamená, zda se má absence sledovat pouze v pracovní dny nebo v pracovní i kalendářní dny. Tato volba se promítne v součtovém řádku výčetky, kde bude absence rozpočítána jak na kalendářní tak i pracovní dny.

Počítat dny – znamená, zda se bude u absence sledovat počet dní, po které absence trvá. Na výběr je možnost nesledovat, sledovat s možností půl dne nebo sledovat pouze na celé dny

Dává nárok na dotaci stravy – tento parametr určuje zda se absence započítá do doby, za kterou zaměstnanci přísluší nárok na dotaci stravy (stravenka).

Stisknutím tlačítka Další se dostanete na další krok tohoto formuláře.

 

Krok 3 - kontrola

 

Slouží pro kontrolu správnosti zadaných údajů a parametrů. Pokud chcete něco pozměnit vraťte se na daný krok volbou  Předchozí, nebo kliknutím na příslušný odkaz.. Jestliže je vše v pořádku zmáčkněte tlačítko Dokončit - systém uloží Vámi nastavené údaje. Volbou Storno se vrátíte zpět do tabulky absencí bez uložení.

2.8.2      Oprava absencí

Opravu již vytvořené absence provedete vybráním příslušného absence  a volbou  Opravit na příslušném řádku. Dostanete se do tabulky, která je shodná s tabulkou pro zadávání nových absencí. Zde projděte veškeré kroky a upravte potřebné údaje. Volbou Dokončit v posledním kroku uložíte požadované změny a vrátíte se zpět do hlavní tabulky absencí. Volbou Storno se vrátí zpět bez uložení.

 

 

3      Kontrola                                                                            Předchozí | Další | Obsah

3.1         Evidence odpracované doby

 

  V této propočtové části programu dochází k výpočtům odpracované doby zaměstnanců a také je zde možno provést dodatečné korektury. Aby bylo možné výpočty provést, je nutné mít již definované zaměstnance, jim přiřazené rozvrhy pracovní doby, evidenci iD, nadefinované snímače a mapy přístupů. Při používání karet se snímači, dochází k auto-matickému generování události, jako jsou například příchod a odchod, pro jednotlivé zaměstnance. Nejprve musíte provést výběr zaměstnance, a pak nadefinujete období, ve kterém chcete docházku vypočítat, případně opravit.

 

3.1.1      Výběr zaměstnance

Zde se nabízí obdobná tabulka pro výběr zaměstnanců, jako při jejich zadávání v sekci „Zaměstnanci“. Pouze zde nejde zadávat nové, ani opravovat stávající údaje o zaměstnancích, či jejich skupinách. Výběr se ale provádí zcela totožným způsobem - viz tabulka „Zaměstnanci“, do které se dostanete z hlavní nabídky programu.

·  volbou  Vybrat vše provede výběr veškerých zadaných zaměstnanců

·  zrušení výběru provedete volbou  Zrušit výběr

·  lze vybírat také podle zadání rozsahu výběru buď podle příjmení, nebo podle osobního čísla. Chcete-li zadávat rozsah podle příjmení, musíte mít označeno políčko s nápisem “Příjmení“. Chcete-li zadávat rozsah podle osobního čísla, musíte mít označeno políčko s nápisem „Osobní číslo. Zadávejte přesně název rozsahu výběru včetně velkých písmen

·  volbou  Smazat smažete veškeré označené zaměstnance

·  Označením zaškrtávacího políčka před prvním řádkem tabulky (před políčkem „Jméno“ „Telefon“ „Příjmení“  …) se vybere inverze k označenému výběru

·  Vždy, pokud chcete provést jiný výběr ujistěte se, že nemáte označeny žádné zaměstnance To provedete nejlépe volbou  Zrušit výběr

·  Nastavením limitu v dolní části tabulky můžete omezit výběr na zadaný počet. Pokud chcete mít zobrazeny všechny záznamy musíte zde zadat limit tak vysoký, aby výběr neovlivňoval

·  volbou  Příjmení se mění seřazení položek vzestupně, či sestupně podle příjmení

·  volbou  Osobní číslo se mění seřazení položek vzestupně, či sestupně podle osobního čísla

 

3.1.2      Výběr období

Zde si vyberte období pro které chcete počítat docházku

·  V prvním řádku tabulky zadejte počátek období, pokud chcete zadat dnešní den stiskněte tlačítko II

·  ve druhém řádku zadejte konec období, pokud chcete ukončit období dnešním dnem stiskněte tlačítko II

·  ve třetím řádku je možné zvolit celý měsíc, pro který chcete výpočet provést, první dva řádky se automaticky dopočtou, pokud chcete zadat aktuální měsíc zmáčkněte tlačítko II, pokud chcete měsíc předchozí tlačítko  < , a pokud následující, pak tlačítko >

·  ve čtvrtém řádku můžete zadat týden od začátku roku a v prvních dvou řádcích se zobrazí jeho trvání

Před pokračováním zkontrolujte pro jistotu skutečně zadané období.

 

3.1.3      Zobrazení období

Pokud máte zvoleného zaměstnance a již nadefinované období, pro které chcete docházku vypočítat, můžete si nyní vybrat zda potřebujete zobrazit jednotlivé dny, či součty za dané období, případně můžete nechat zobrazit i týdenní mezisoučty a poznámky. To provedete označením zaškrtávacího políčka před nápisy „Zobrazit jednotlivé dny“ , „Zobrazit součty za celé období“, „Zobrazit týdenní mezisoučty“ nebo „Zobrazit poznámky“  . Můžete všechny možnosti též zkombinovat a dostanete kompletní tabulku se zobrazením docházky po každém dni s celkovým součtem za celé období. Sestavu s výpočty odpracované doby získáte po volbě  Zobrazit

 

3.1.4      Korekce docházky

 

3.1.4.1           Zadání absence

Zvolte druh a nastavte délku trvání absence. Volbou  Zadat absence se uloží pro každý den období a pro každého vybraného zaměstnance zvolená absence. Tuto absenci je možno odebrat v dalším řádku formuláře, kam zadáte tutéž absenci a zvolíte Odebrat. Absence je možno i pro jednotlivá období kombinovat.

 

3.1.4.2           Zadání záznamů

Na rozdíl od absencí, jsou záznamy pouze časové body, které neobsahují dobu trvání, jako např. příchod, nebo odchod. Volbou  Zadat záznamy se uloží zvolený záznam v zadané době pro každý den a každého vybraného zaměstnance v období. Záznam je také možno odebrat zvolením záznamu a dané doby a volbou  Odebrat

 

3.1.4.3           Zobrazení výsledků výpočtů docházky

V horní části tabulky vidíte jednotlivé dny období, které obsahují sloupce datumu a typu směny dle nastavení v rozvrhu zaměstnance. V dalším sloupci je seznam událostí, ze kterých jsou prováděny výpočty. Následuje vypočtená pracovní doba. V rozšířené pracovní době se zobrazují zadané absence. Dále následují délka pracovní doby dle předpisu (rozvrhu směny), délka skutečně odpracované doby, rozdíl mezi skutečnou a předepsanou pracovní dobou. Poslední sloupec zobrazuje začátek přestávky na oběd.

V dolní části tabulky se zobrazí součty za celé období. Máte možnost do textového pole uložit libovolnou poznámku. Volbou  Zpět do operací, se vrátíte do tabulky zadávání docházky.

 

 

 

3.1.4.4           Práce s aktivní výčetkou

Nejjednodušším způsobem korekce docházky je práce s jednotlivými záznamy přímo v aktivní  výčetce. Při zobrazení výčetky pomocí jednotlivých dnů je výsledná sestava tvořena tabulkou, kde jednotlivé řádky představují dny za vybrané období. Kliknutím myši na označení příslušného dne (datum) se zobrazí formulář „Opravy dne“, ve kterém je možno provést jednoduchým způsobem korekci docházky. V tomto formuláři je možné opravit nebo vymazat stávající záznamy pořízené jak ručně tak přes snímač, zadat nové záznamy, zadat absence a délku jejich trvání a změnit délku resp. nastavit konec nebo začátek pracovní doby ve směně pro zobrazený den. Přiřadit na tento den jiný rozvrh pracovní doby.

 

  Každá docházková událost (záznam) je ve formuláři „Opravy dne“ zobrazena tímto způsobem: čas  název x /  (např.: 15:24:31 Prichod x /). Písmenko x za záznamem slouží ke smazání určitého záznamu. Tzn., že příslušný záznam lze smazat kliknutím na toto písmeno. Smazat lze záznamy pořízené jak snímačem tak i záznamy pořízené ručně. Znak / (lomítko) slouží pro opravu stávajícího záznamu. Kliknutím na tento znak se čas příslušného záznamu zkopíruje do editačního pole a pomocí rozbalovacího seznamu můžeme vybrat typ docházkové události a tím záznam opravit. Nový záznam se pořídí tak, že do editační pole se vyplní čas kdy docházková událost nastala a v rozbalovacím seznamu se určí o jakou docházkovou událost se jedná. Není podmínkou aby se čas udával s přesností na sekundy. Tzn, že do editačního pole se může zadat čas např. 6:54.

Pokud je nutné nastavit začátek nebo konec pracovní doby jinak než je dáno přiděleným rozvrhem pracovní doby, je  možno toto provést pomocí editačního pole ve sloupci Směna. Zadáním času do prvního pole, které slouží k nastavení resp. posunutí začátku a kliknutím na znak << vedle tohoto pole, se nastavený čas uloží. Stejným způsobem lze posunout konec pracovní doby. K tomu slouží druhé editační pole. Posunutí konce  nebo začátku pracovní směny lze využít např. při delší pracovní cestě nebo při delší nařízené pracovní době. Uložený začátek nebo konec pracovní směny lze zpět odstranit kliknutím na znak x. Ve sloupci směna je též rozbalovací seznam pomocí kterého můžete zvolit na příslušný den jiný rozvrh pracovní doby.

Pomocí tohoto formuláře lze také nastavit absence pro tento den. Nastavení absence se provede pomocí editačního pole ve sloupci  „Rozšířené“ . Do tohoto editačního pole se zadává délka absence a příslušná absence se vybere kliknutím na určitou položku v rozbalovacím seznamu.

Zadaná absence lze opět smazat kliknutím na znak x u příslušné absence.

Návrat zpět do zobrazení výčetky se provede kliknutím na odkaz Zpět do zobrazení.

 

3.1.5      Práce s přesčasy

Toto programové vybavení umožňuje převod přesčasových hodin z jednoho měsíce do třech následujících měsíců.

Při výpočtu odpracované doby za dané období (měsíc) se vypočítá tzv. „Přesčas evidovaný“, který vznikne jako rozdíl předpisu práce a odpracované doby. Pokud bude mít zaměstnanec v daném období nějaký „Přesčas evidovaný“, tzn. kladný rozdíl předpisu a odpracované doby (typický přesčas), zobrazí se ve výčetce odpracované doby ve spodní části výčetky dvě editační pole - „Přesčas nařízený“ a „Přesčas dohodnutý“.

Tato editační pole „Přesčas nařízený“ a „Přesčas dohodnutý“ slouží k převodu přesčasových hodin do dalších období, tzn. uložení těchto přesčasových hodin na konto přesčasu zaměstnance (takto vlastně vzniká jakýsi archiv nashromážděných hodin, které má pracovník k dobru). Vyplněním editačních polí a volbou Uložit,  se obsah těchto editačních polí uloží a je platný pro následně provedenou uzávěrku měsíce. Po provedení uzávěrky za toto dané období (právě zvolené), se součet těchto dvou editačních polí převede na konto přesčasu s uvedením data platnosti. Toto konto lze libovolně editovat a prohlížet pomocí položky „Přesčasy“ v „Hlavní nabídce“.

V dalším, třeba následujícím zpracovávaném období, se ve výčetce odpracované doby objeví ve spodní části výčetky položka "Přesčasy z minulých období“, což je vlastně součet všech platných přesčasových hodin a dále editační políčko „Přesčas použít“. Toto slouží k dorovnání současně vybraného období (měsíce) z konta přesčasů zaměstnance, v případě chybějících odpracovaných hodin, za toto dané období. Pokud vyplníte toto editační pole a zvolíte Uložit, dorovnají se zde odpracované hodiny z konta přesčasů počtem hodin zadaných právě do tohoto editačního pole „Přesčas použít“.

 

3.1.6      Vytvoření tiskové sestavy ve formátu HTML

Program EKD5 umožňuje vytvoření libovolné tiskové sestavy pro vybrané zaměstnance za určité stanovené období podle předem nadefinovaných tiskových šablon. Viz. Tvorba tiskových šablon. Ve spodní části formuláře Evidence odpracované doby, má uživatel možnost pomocí rozbalovacího seznamu vybrat jednu z předem nadefinovaných šablon.  Pomocí dalšího seznamu je možné určit zda bude výsledná tisková sestava ve formátu html nebo txt. Výběrem položky Html a stisknutím tlačítka Vytisknout se vygeneruje sestava pro vybrané zaměstnance za zvolené období.

 

3.1.7      Vytvoření tiskové sestavy ve formátu TXT – generování do souboru

Další možností vytvoření tiskové sestavy je vygenerování sestavy podle zvolené šablony ve formátu txt. Ve spodní části formuláře Evidence odpracované doby, má uživatel možnost pomocí rozbalovacího seznamu vybrat jednu z předem nadefinovaných šablon.  Pomocí dalšího seznamu je možné určit zda bude výsledná tisková sestava ve formátu html nebo txt.  Výběrem položky TXT a stisknutím tlačítka Vytisknout se vygeneruje textový soubor. Uživatel má možnost poté určit název a umístění tohoto souboru.

 

3.2         Šablony tiskových sestav

Tento formulář slouží k vytvoření šablon pro tvorbu tiskových sestav v sekci Evidence odpracované doby. Sestavy je potom možné zpracovávat pro určité zaměstnance za stanovené období. V tomto formuláři má uživatel možnost vytvářet nové šablony a opravovat nebo mazat sávající.

3.2.1      Vytvoření nové šablony

Do formuláře „Přidat novou šablonu“ vstupujeme kliknutím na tlačítko Nový. Tento formulář je rozdělen do tří kroků.

 

Krok 1- Název

 

  Zde zadejte název nové tiskové šablony. V tomto kroku můžete též zvolit velikost písma, kterým bude výsledná sestava zobrazena na monitoru.

 

Krok 2 – Položky

 

V tomto kroku se určuje, které položky budou použity pro generování sestavy. Na levé straně formuláře je seznam položek V tomto seznamu jsou uvedeny všechny položky, které je možno použít pro tvorbu šablony. Kliknutím levým tlačítkem myši na řádek určité položky, se tento řádek modře označí a tím je položka vybrána. Pomocí kláves Ctrl a Shift lze vybírat tímto způsobem více položek najednou. Přidržením klávesy Ctrl a kliknutím myši na další položku je možno vytvořit výběr více položek po jednom záznamu. Kliknutím myši na určitou položku a následným přidržením klávesy Shift a kliknutím myši na další libovolný řádek provedete výběr všech položek mezi těmito řádky. Šablonu vytvoříme výběrem jedné nebo více položek a poté kliknutím na tlačítko Přidat

 

  Označené položky se následně zobrazí v tabulce na pravé straně formuláře, kde je  možné s těmito položkami dále pracovat. Podobným  způsobem lze vybrané položky také odebírat.

  Položky vybrané v seznamu „Položky k dispozici“ se kliknutím na tlačítko Odebrat odstraní z tabulky na pravé straně formuláře. Při definici nové šablony je též možnost určit pořadí jednotlivých položek ve výsledné tiskové sestavě. Pořadí jednotlivých položek lze měnit kliknutím na odkazy Nahoru nebo Dolu. Současně je zde možné též nadefinovat název záhlaví jednotlivých sloupců ve výsledné tiskové sestavě

 

Krok 3 - kontrola

 

V tomto kroku má uživatel možnost zkontrolovat zadané údaje. V případě chyby se může uživatel kliknutím na tlačítko Předchozí nebo kliknutím na název předchozího kroku vrátit a případnou chybu odstranit. Volbou Dokončit se zadané údaje uloží a uživatel se vrátí do formuláře Šablony tiskových sestav.

3.2.2      Oprava a smazání šablony

Kliknutím na položku Opravit na řádku příslušné šablony má uživatel možnost změnit stávající nastavení šablony. Oprava šablony je rozdělena do tří kroků. Jednotlivé kroky jsou stejné jako v odstavci Vytvoření nové šablony.

Pokud je vybraná alespoň jedna šablona zobrazí se v horní části formuláře tlačítko Smazat. Kliknutím na toto tlačítko se vybrané šablony trvale odstraní. Výběr šablony lze provést několika způsoby:

- zaškrtnutím políčka na řádku příslušné položky.

- pomocí odkazu Vybrat vše . Kliknutím na tento odkaz se provede výběr všech zobrazených položek.

- pomocí rozsahu od  do podle aktuálního třídění. viz. Příklad výběru položek pomocí rozsahu od  do

 

3.3         Záznamy o docházce

 

  Tento formulář slouží ke zobrazení záznamů z jednotlivých snímačů iD. Aby bylo možné zobrazení provést, je nutné mít již definované zaměstnance a snímače. Při používání karet se snímači, dochází k automatickému generování události, jako jsou například příchod a odchod, pro jednotlivé zaměstnance. Nejprve musíte provést výběr zaměstnance, snímače a pak nadefinovat období, za které chcete zobrazit průchody.

 

3.3.1      Výběr zaměstnance

Zde se nabízí obdobná tabulka pro výběr zaměstnanců, jako při jejich zadávání v sekci „Zaměstnanci“. Pouze zde nejde zadávat nové, ani opravovat stávající údaje o zaměstnancích, či jejich skupinách. Výběr se ale provádí zcela totožným způsobem - viz Zaměstnanci nebo Tabulka - Výběr položek v tabulce

 

3.3.2      Výběr snímače

Zde se nabízí obdobná tabulka pro výběr snímačů, jako při jejich zadávání v sekci „Snímače iD“. Pouze zde nejde zadávat nové, ani opravovat stávající údaje o snímačích, či jejich skupinách. Výběr se ale provádí zcela totožným způsobem viz Snímače iD nebo Tabulka - Výběr položek v tabulce

 

3.3.3      Výběr období

Zde si vyberte období za které chcete zobrazit průchody

3.3.4      Zobrazení záznamů

Zobrazení záznamů provedete stisknutím tlačítka Zobrazit záznamy. Zobrazená tabulka je vzestupně řazena podle datumu a času průchodu. V zobrazené tabulce je vidět datum a čas záznamu, číslo karty, adresa snímače, kód záznamu, oprávnění karty pro tento snímač, název snímače a vlastník zobrazené karty.

 

3.4         Přesčasy

Tento formulář slouží pro práci s kontem přesčasu zaměstnance. Pomocí tohoto formuláře lze prohlížet přesčasové hodiny, které má zaměstnanec na kontě popř. je editovat.

 

 

3.4.1      Výběr zaměstnance

Zde se nabízí obdobná tabulka pro výběr zaměstnanců, jako při jejich zadávání v sekci „Zaměstnanci“. Pouze zde nejde zadávat nové, ani opravovat stávající údaje o zaměstnancích, či jejich skupinách. Výběr se ale provádí zcela totožným způsobem - viz tabulka „Zaměstnanci“, do které se dostanete z hlavní nabídky programu.

 

3.4.2      Výběr období

Zde si vyberte období pro které chcete zobrazit počet zbývajících přesčasových hodin.

 

 

·  V prvním řádku tabulky zadejte počátek období, pokud chcete zadat dnešní den stiskněte tlačítko II

·  ve druhém řádku zadejte konec období, pokud chcete ukončit období dnešním dnem stiskněte tlačítko II

·  ve třetím řádku je možné zvolit celý měsíc, pro který chcete výpočet provést, první dva řádky se automaticky dopočtou, pokud chcete zadat aktuální měsíc zmáčkněte tlačítko II, pokud chcete měsíc předchozí tlačítko  < a pokud následující, pak tlačítko >

·  ve čtvrtém řádku můžete zadat týden od začátku roku a v prvních dvou řádcích se zobrazí jeho trvání

Před pokračováním zkontrolujte pro jistotu skutečně zadané období.

 

3.4.3      Zobrazení období

Pokud máte zvoleného zaměstnance a již nadefinované období, pro které chcete počet zbývajících přesčasových hodin zobrazit, můžete sestavu zobrazit kliknutím na Zobrazit

 

3.4.4      Editace konta přesčasu

Ve formuláři přesčasy má uživatel možnost nejen prohlížet přesčasové hodiny, ale i tyto hodiny editovat. Tzn. přidat popř. ubrat přesčasové hodiny za určité období (měsíc). Editační pole vedle tlačítka nastavit slouží k zadání přesčasových hodin. Volbou Nastavit se uloží pro vybrané zaměstnance přesčasové hodiny za určité období na konto přesčasu zaměstnance.

 

3.5         Přítomnost

Je aktuální přítomnost zaměstnanců na pracovišti popř. důvod jejich nepřítomnosti. V tabulce je zobrazeno vždy jméno, stav a poznámka. Zpět do hlavní nabídky se dostanete kliknutím na odkaz „Nabídka“.

 

3.5.1      Poznámka k nepřítomnosti

U každého zaměstnance je ve sloupci „Poznámka“ odkaz Zadat. Tento odkaz slouží k zadaní poznámky k nepřítomnosti. Kliknutím na tento odkaz se dostanete do formuláře „Zadání poznámky zobrazené během nepřítomnosti“.  V tomto formuláři zadejte do pole „Text poznámky:“ text, který chcete aby se zobrazil v poznámce v případě odchodu zaměstnance. Stisknutím tlačítka Uložit se poznámka uloží. Zpět do přítomnosti se dostanete kliknutím na odkaz Zpět do zobrazení.  Pokud zaměstnanec odejde přes snímač, který sleduje docházku stane poznámka aktivní po dobu jeho nepřítomnosti. Při opětovném příchodu se poznámka smaže.

 

3.5.2      Osobní nastavení

Kliknutím na odkaz osobní nastavení se dostanete do formuláře , kde má uživatel možnost změnit vzhled tabulky přítomnosti:

„Počet sloupců“ - do tohoto pole zadejte z kolika sloupců bude tvořena tabulka přítomnosti.

„Abecedně řadit“ - v rozbalovacím seznamu zvolte zda se budou zaměstnanci v tabulce přítomnosti řadit po řádcích nebo sloupcích.

 

 

„Barva přítomných“ (nepřítomných) - zde můžete nastavit barvu pozadí tabulky pro přítomné resp. nepřítomné zaměstnance.

„Velikost písma“ - v rozbalovacím seznamu zvolte velikost písma v tabulce přítomnosti.

„Zobrazovat přítomné“ - pokud nechcete zobrazovat v tabulce přítomnosti přítomné zaměstnance zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.

„Zobrazit nepřítomné“ - pokud nechcete zobrazovat v tabulce přítomnosti nepřítomné zaměstnance zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.

 „Ze zaměstnanců zobrazovat pouze skupinu“ – zde má uživatel možnost zvolit zobrazení pouze určité skupiny zaměstnanců.

„Z vozidel zobrazovat pouze skupinu“ – zde má uživatel možnost zvolit zobrazení pouze určité skupiny vozidel.

„Zobrazovat u záznamů i datum“ – zaškrtnutím tohoto políčka se bude u jednotlivých zaměstnanců zobrazovat i datum kdy zobrazená docházková událost nastala.

„Nulovat o půlnoci“ – zaškrtnutím tohoto políčka se nebudou při generování tabulky přítomnosti brát v úvahu docházkové události z předchozích dnů. U zaměstnanců, kteří nemají v den kdy je tabulka přítomnosti generována žádnou docházkou událost bude zobrazeno, že je zaměstnance nepřítomen. Stisknutím tlačítka Nastavit uložíte Vámi zvolený vzhled tabulky přítomnosti. Zpět do tabulky přítomnosti se dostanete kliknutím na odkaz „Zpět do zobrazení“.

 

3.6          Přítomnost podle období

Umožňuje zjišťovat přítomnost zaměstnanců podle zvolení doby od (zadání začátku období) do(zadání konce období). Lze též zadat podle měsíce nebo týdne. V pravém horním rohu je funkční tlačítko „Osobní nastavení“, jehož funkce byla popsána výše viz 3.5.2 Osobní nastavení

Též lze vybrat pouze určitou skupinu zaměstnanců nebo vozidel. Pokud neoznačíme žádnou skupinu, jsou automaticky vybráni všichni zaměstnanci.

 

3.7         Pořízení záznamů

Kliknutím na tuto položku se zobrazí formulář „Snímač v PC“.Tento formulář slouží k pořízení časové záznamu (docházkové události) do virtuálního snímače v případě, že zaměstnanec zapomene identifikační kartu. Tento záznam bude použit pro výpočet odpracované doby zaměstnance a při zobrazení Aktuální přítomnost zaměstnanců.

 

3.7.1      Výběr zaměstnance

Zde se nabízí obdobná tabulka pro výběr zaměstnanců, jako při jejich zadávání v sekci „Zaměstnanci“. Pouze zde nejde zadávat nové, ani opravovat stávající údaje o zaměstnancích, či jejich skupinách. Výběr se ale provádí zcela totožným způsobem - viz tabulka „Zaměstnanci“, do které se dostanete z hlavní nabídky programu.

 

3.7.2      Pořízení záznamu

V první editačním poli je uveden datum a v druhém čas. Rozbalovací seznam slouží pro výběr docházkové události. Volbou Zadat záznamy uložíte záznam pro vybrané zaměstnance do virtuálního snímače.

 

 

4      Vrátnice                                                                                Předchozí | Další | Obsah

Evidence hostů

V této sekci docházkového programu je možné evidovat návštěvy (hosty a vozidla) přicházející(přijíždějící) do firmy. Ve formuláři Příchod hosta můžeme zadat nového hosta se všemi potřebnými údaji a také smazat již nepotřebné záznamy. Nově vytvořený host je zobrazen v Evidence hostů – osobní

 

 

vozidlo v Evidence hostů – automobilová.

 

4.1          Vrátnice

Po kliknutí v hlavním menu na panelu vrátnice tlačítko Vrátnice se zobrazí formulář pro vyplnění identifikace hosta. Je možné zadat všechny potřebné údaje o hostu. Pro typ dokladu lze v rozbalovacím panelu vybrat ze tří různýc dokladů. Po zadání těchto údajů kliknutím na tlačítko potvrdit uložíme hosta, do Evidence hostů.

  Při odchodu použijeme ve stejném formuláři nahoře záložku Odchod hosta. Po potvrzení odchodu se v „Evidenci hostů – osobní“ zobrazí ve sloupci „Přítomen“ křížek.

 

 

4.2          Vrátnice vozidel

 

Kliknutím v hlavním menu na panelu vrátnice tlačítko Vrátnice vozidel se zobrazí stejný formulář jako pro příchod osobního hosta. Identifikace je stejná. Přítomnost je zobrazena v „Evidenci hostů – automobilová“.

 

4.3          Evidence hostů - osobní

 

 

V této sekci vidíme všechny návštěvy podle vybraného období i to zda jsou přítomny nebo již odešly, v Knize hostů vybírat dle třídění a „v rozsahu od“ , „do“ , můžeme také provádět export výběru. Na řádku návštěvy po kliknutí na Zobrazit detaily se zobrazí údaje návštěvníka včetně příchodu a odchodu. Na stejném řádku se též nachází položka Opravit , kde můžeme ve formuláři s údaji o návštěvě opravit či upřesnit příslušné informace o návštěvě. Pomocí položky Průchody snímači Zobrazit průchody snímači můžeme též vidět, kterými snímači návštěva procházela a monitorovat tak i pohyb (umožnit přístup jen tam kam návštěva nahlásila, že jde). Návštěvy, které chceme smazat, označíme na příslušném řádku zatržením zaškrtávacího políčka a poté kliknutím položky Smazat návštěvu odstraníme z Evidence hostů.

 

4.4          Evidence hostů automobilová

 

Stejné jako v Osobní evidenci hostů

 

4.5          Ovládací panel Administrace

 

 

5      Strava                                                                                   Předchozí | Další | Obsah

5.1          Objednávání jídel

Vybereme zaměstnance, s jehož objednávkami jídel chceme pracovat.

Pokud nastavíme zaměstnancům přístup do databáze viz Uživatelé systému – objednávání jídel, mohou si zaměstnanci sami objednávat jídlo z jídelníčku.

 

5.2          Hromadné objednávání jídel

Pomocí této položky z hlavního menu na panelu strava můžeme objednávat nebo rušit stravu více zaměstnancům současně.

 

5.3          Strávníci

V této položce hlavního menu je seznam stravujících se zaměstnanců. Pomocí tlačítka „Nový“ je možné přidat nového strávníka obdobně jako provádíme přidání nového zaměstnance v seznamu zaměstnanců.

 

 

 

5.4          Skupiny strávníků

Obdobně jako položka Strávníci.

 

5.5          Úpravy jídelníčku

V této položce můžeme zadávat jídelníček ručně nebo načtením z textového souboru pomocí tlačítka Procházet na spodním panelu. Poté kliknutím na tlačítko Načíst jídelníček načteme do databáze.

 

 

V panelu Servisní funkce položka Obecná nastavení, zvolíme kolik bude nabídek jídel v jídelníčku.

 

 

5.6          Sestavy strávníků

Můžeme vytvářet sestavy strávníků. K výběru typu sestav jsou - Součtová setava a Detailní sestava.

Vybírat do sestavy můžeme jednotlivé zaměstnance, stejně tak i celé skupiny zaměstnanců.

 

5.7          Stravenky seznam

V této položce lze vytvořit seznam druhů stravenek. (např. podle Názvu stravenky, podle ceny stravenky)

 

5.8          Stravenky objednávka

Objednávání stravenek pro zaměstnance. Zaměstnanci mají přidělené stravenky po určité odpracované době.

 

5.9          Stravenky admin

Pomocí formuláře pro objednávání stravenek administrátor udělá objednávku.

 

 

6      Servisní funkce                                                                    Předchozí | Další | Obsah

6.1          Změna hesla

Tento formulář slouží ke změně hesla uživatele, který je aktuálně přihlášen do programu.

 

  Do pole "Současné heslo" zadejte Vaše původní heslo. Do obou editačních polí "Nové heslo" zadejte Vaše nové heslo. Heslo musíte zadat dvakrát z důvodu ověření správnosti zadaného hesla. Volbou  Zadat uložíte Vaše nové heslo a vrátíte se zpět do hlavní nabídky.

 

6.2          Kdo jsem a jaká mám práva

Výpis Vašich „Základních údajů“, „Oprávnění k funkcím“ a „Oprávnění k datům zaměstnanců“. Zpět do hlavní nabídky se dostanete kliknutím na odkaz Nabídka v pravé horní části obrazovky.

6.3          Obecná nastavení

Zde má uživatel možnost zvolit si nastavení několika parametrů programu, nadefinovat svátky a nastavit absence pro docházku.

 

6.3.1      Parametry EKD5

 

 

 

„V evidenci docházky počítat s přesností na sekundy:“ při výpočtu odpracované doby ve formuláři  „Evidence odpracované doby“ systém počítá všechny evidované doby s přesností na minuty. Zaškrtnutím příslušného políčka bude tyto doby počítat s přesností na sekundy.

 

„Čas blokování opakujících se záznamů pro stav přítomnosti“ – tímto editačním polem lze nastavit délku blokování záznamů ze snímačů, které se používají pro výpočet docházky a pro aktuální stav přítomnosti. Např. pokud bude čas stanoven na 30sec a zaměstnanec pořídí během 30 sec tři záznamy na jednom snímači stejným identifikačním prvkem, program použije pro následné výpočty pouze první záznam a ostatní bude ignorovat.

Číselná hodnota, která se uvádí do tohoto pole, znamená čas v sekundách.

 

„Použití nové řady snímačů“ – zaškrtnutím tohoto políčka se bude mapa přístupů vztahovat k nové řadě snímačů.

 

„V součtech evidence odpracované doby zobrazovat přesčasyé: při výpočtu odpracované doby ve formuláři „Evidence odpracované doby“ systém nezobrazuje ve výčetce v „Součtech za období“ přesčasy. Zaškrtnutím příslušného políčka systém tyto položky zobrazí.

 

„Výčetka musí byt schválena před uzavřením:“ při výpočtu odpracované doby ve formuláři „Evidence odpracované doby“ může být výčetka za určité období uzavřena, aniž by byla předem schválena. Volbou příslušného políčka musí být výčetka nejprve schválena a teprve potom uzavřena.

 

 „Odchod domu je značen jako příchod (zjednodušeny způsob značení - pouze pro ranní směny!!!!):“ – zde má uživatel možnost nastavit zjednodušené pořizování záznamů na snímači. V tomto programu je možnost aby záznam z kódem 0 (záznam bez udání důvodu odchodu tzn. příchod), za kterým již nenásleduje žádná docházková událost (jiný záznam) byl pro výpočet docházky brán jako odchod domů. Tzn., že zaškrtnutím tohoto políčka odpadá zaměstnanci povinnost při odchodu domů zadávat důvod odchodu. Tuto volbu je možno využít pouze pokud není ve firmě používána směna, která začíná v jednom dni a končí až den následující.

 

„Datum přechodu z EKD4 na EKD5:“ – zde má uživatel možnost nastavit datum kdy došlo k upgrade z verze EKD4 na verzi EKD5. Výpočty docházky k tomuto datumu budou podle původních výpočtů (jako v EKD4).

 

6.3.2      Svátky

V obecných nastaveních je možnost definice svátků. pokud chcete vložit nový svátek, vyberte pravidelný svátek nebo jednorázový svátek. Poté do editačních polí zadejte den, měsíc a rok a klikněte na tlačítko Přidat. Pokud chcete svátek odstranit, postupujte stejným způsobem jako při přidávání nového svátku, pouze na závěr stiskněte tlačítko Odebrat

 

 

6.3.3      Stravování

 

Počet nabídek na oběd – kolik druhů jídel je k výběru na oběd

 

Počet nabídek na večeři – kolik druhů jídel je k výběru na večeři

 

Maximální počet objednávek na oběd od jednoho člověka (0 = bez omezení) – kolik obědů si může za jeden den vybrat jeden člověk

 

Maximální počet objednávek na večeři od jednoho člověka (0 = bez omezení)  – kolik večeří si může za jeden den vybrat jeden člověk

 

Uzávěrka objednávání na další den – časový limit do kdy si může zaměstnanec objednávat jídla na další den

 

Předstih objednávání jídel (ve dnech) – čas od kdy si může zaměstnanec objednávat jídla předem

 

Automaticky objednávat jídlo s číslem 1 – zaškrtněte  pokud chcete aby se zaměstnanci automaticky objednalo jídlo 1 pokud si zaměstnanec neobjedná nic

 

Základní počet dotovaných jídel denně (dále se navyšuje podle odpracované doby) – počet jídel na které má zaměstnanec nárok v jednom dni

 

Adresát informačního e-mailu – adresa informací/poradenství o stravování

 

Číslo účtu příjemce bezhotovostních plateb za stravu (bez kódu banky) – konto v bance na které budou přicházet peněžní částky od zaměstnanců za obědy

 

Jídelna je v provozu i o víkendech – zaškrtnout pokud je jídelna funkční i o víkendech

 

Burza

 

Zpětné objednávky

 

 

6.3.4    Vrátnice/Mapa přístupu

 

Zobrazit pole Karta – při zaškrtnutí zobrazí v položce vrátnice pole Karta

 

Zobrazit pole Hosté – při zaškrtnutí zobrazí v položce vrátnice pole Hosté

 

Zobrazit pole Doklad – při zaškrtnutí zobrazí v položce vrátnice pole Doklad

 

Zobrazit pole SPZ – při zaškrtnutí zobrazí v položce vrátnice pole SPZ

 

Zobrazit seznam skupin – při zaškrtnutí zobrazí v položce mapa přístupu seznam skupin

 

Zobrazit seznam zaměstnanců – při zaškrtnutí zobrazí v položce mapa přístupu panel zaměstnanci seznam zaměstnanců

 

Zobrazit seznam vozidel – při zaškrtnutí zobrazí v položce mapa přístupu seznam vozidel

 

 

6.4          Sběrač záznamů

 

Tato sekce programu slouží ke spuštění komunikací se snímači. Komunikacemi se rozumí otevření sériového nebo síťového portu a tím umožnění dalším komunikačním programům navázat spojení mezi SW a snímačem.

Před spuštěním sběrače záznamů je možné nastavit několik parametrů.

„Spouštět automaticky při startu EKD5“ – při zaškrtnutí tohoto políčka se bude sběrač záznamů spouštět automaticky při startu EKD5 resp. při spuštění „Apache Tomcatu“ (WEB server).

„Sériové porty pro příjem záznamů“ – v případě že jsou snímače připojené přes sériové porty (COM1, COM2 apod.) a  ne pomocí síťového rozhraní, je nutné zvolit příslušný sériový port, ke kterému je přivedena datová linka. Výběr se provede pouze kliknutím a označením příslušného portu.

„Ukládat záznamy neznámých karet“ – v případě, že je toto políčko zaškrtnuté budou do tabulky záznamů ukládány i karty (přívěšky), které nejsou evidovány v EKD5 (nejsou zadány v tabulce „Evidence Id“)

„Pravidelně synchronizovat čas snímačů a počítače“ – při zaškrtnutí tohoto políčka bude čas snímače každou sudou hodinu srovnáván podle času serveru (PC s instalací EKD5).

 

Pokud není sběrač spuštěn je možné definici parametrů uložit stisknutím tlačítka Uložit. Sběrač záznamů je možné spustit stisknutím tlačítka Spustit.

 

V případě, že je sběrač spuštěný je možné ho zastavit nebo pouze restartovat.

 

 

Pro správnou komunikaci se snímači je nutné nastavit adresy a fyzické adresy snímačů viz 2.4 Snímače Id

 

6.5          Ovládací panel ISP

Ovládací panel Isp je velmi specifická část programu a slouží výhradně pro servisní účely. Ovládací panel je možné spustit pouze na serveru případně na počítači, na kterém je instalován alespoň RunTime Javy. Ovládací panel slouží pro kompletní konfiguraci snímačů, nastavení vlastností snímačů, změna firmwaru a adres snímače apod. Pomocí ovládacího panelu je možné též načítat karty do systému a nahrávat oprávnění do snímačů.

 

Upozornění: Ovládacímu panelu ISP je věnován samostatný dokument nazvaný „Ovládací panel ISP“. Neprovádějte žádné zásahy v ovládacím panelu, bez důkladného seznámení s tímto dokumentem.

Výrobce neručí za škody a ztrátu dat vzniklé nesprávným používáním tohoto panelu.

 

 

7      Aktualizace                                                                          Předchozí | Další | Obsah

7.1          Licence

 

Práce s EKD5 je omezena licencí. Licenční soubor (license.dat) pro program EKD5 je umístěn v  adresáři kam byl nainstalován Tomcat např. c:\program files\Apache Tomcat 4.0 , přesněji v adresáři c:\program files\Apache Tomcat 4.0\webapps\ekd5\conf. Pomocí licenčního souboru je stanoveno s kolika zaměstnanci je možno v programu pracovat. V programu EKD5 je ve spodní části každé stránky uveden majitel licence a platnost licence. Současně je zde uvedeno pro kolik zaměstnanců licence platí.

V případě rozšíření licence tzn. možnost práce s více zaměstnanci je nutné nahradit stávající licenční soubor souborem license.dat dodaným výrobcem.

V případě ukončení platnosti licence je nutné zadat do programu uvolňovací kód, který získáte od výrobce. Uvolňovací kód se zadává následujícím způsobem:

            1)  spustit program EKD5

            2)  ve formuláři „Přihlášení uživatele“ do editačního pole „Značka“ zadat uvolňovací kód

            3)  stisknutím tlačítka Přihlásit se potvrdit uvolňovací kód

4) pokud byl uvolňovací kód správně zadán, program vypíše hlášku Uvolňovací kód akceptován a uživatel může dále pracovat s programem.

 

 

7.2          Aktualizace EKD5

Na internetových stránkách naší firmy www.elvi.cz je k dispozici aktualizace programového vybavení EKD5. V sekci Download je volně ke stažení soubor EKD5.xxx.zip, který obsahuje kompletní aktualizaci EKD5.  Součástí zipového souboru je soubor aktualizace.txt případně soubor instalace.txt. V tomto souboru je popsán postup aktualizace programového vybavení EKD5.

 

 

8      Zálohování dat                                                                       Předchozí | Další | Obsah

 

V programu EKD5 je možné zálohovat jednotlivé záznamy nebo udělat kompletní zálohu celé databáze.

 

 

Pokud zálohujeme určitou část databáze, zvolíme období, které chceme zálohovat a zadáme cestu

do adresáře, do kterého bude záloha vytvořena

(např. C:\Documents and Settings\EKD5\Zaloha 31.12.2006).

 

8.1          Obnova dat

 

K obnově dat ze zálohy jsou na výběr tři možnosti:

  1. Import dat ze souboru – Nahrají se zvolená data do databáze z vytvořené zálohy.
  2. Obnova záznamů - Obnoví se zvolená data z vytvořené zálohy.
  3. Kompletní obnova databáze (současný stav bude ztracen) – Smaže stávající data z databáze a nahraje nová data ze zálohy.

 

 

9      EKD5 - krok za krokem                                                                    Předchozí | Obsah

 

Toto programové vybavení slouží hlavně k evidenci odpracované doby zaměstnanců, nastavení oprávnění přístupu do jednotlivých snímačů a ke sledování aktuální přítomnosti zaměstnanců na pracovišti. Abychom mohli plně využít možností, které nám tento program nabízí, musíme mít správně nadefinované zaměstnance, jejich rozvrhy pracovní doby, snímače iD a jejich vlastnosti.

Abychom uživatelům usnadnili seznámení se s tímto programovým vybavením, uvádíme zde několik vzorových příkladů, jakým způsobem (krok za krokem) nadefinovat nový rozvrh pracovní doby, zadat nové zaměstnance, zadat nové snímače iD apod.

 

9.1          Nový zaměstnanec

 

Ve chvíli kdy přijde nový zaměstnanec musíme ho nějakým způsobem zavést do systému. Je nutné si dopředu promyslet, jaký rozvrh pracovní doby bude zaměstnanec mít a podle toho musíme tento rozvrh vytvořit. Proto nejdříve začneme vytvořením nového pracovního rozvrhu.

9.1.1      Rozvrhy pracovní doby

 

9.1.1.1           Příklad č.1

 

Zaměstnanec pracuje ve výrobě, kde má stanovenou pevnou pracovní dobu. Pracuje od pondělí do pátku, začíná ráno v 6.00 hod a končí ve 14.30 hod. Délka jeho pracovní doby je 8 hodin a má stanovenou jednu přestávku, která začíná v 10.30 a končí v 11.00 hod. Zaokrouhlení odpracované doby na 10 minut.

 

Po správném přihlášení do systému jsme v „Hlavní nabídce“. Kliknutím na položku Rozvrh pracovní doby se dostaneme do formuláře „Rozvrhy pracovní doby“ . V tomto formuláři máme možnost vytvářet nové rozvrhy nebo prohlížet a editovat popř. smazat již vytvořené rozvrhy pracovní doby. Pro náš příklad si řekneme, že zatím nemáme vytvořený žádný rozvrh, a proto si vytvoříme nový. Klikněte na položku Nový v horní levé části formuláře. Nyní jsme ve formuláři „Vytvořit nový rozvrh pracovní doby“, ve kterém vytvoříme samotný rozvrh. Tento formulář je rozdělen do 3 kroků. Po jednotlivých krocích se můžeme pohybovat pomocí tlačítka Další, Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku. Všimněte si, že název kroku, ve kterém se právě nacházíme, má světle modré pozadí ostatní kroky mají pozadí tmavě modré.

Nyní se vraťme k první kroku tohoto formuláře „Název“. Tento krok je rozdělen na 4 části. V části první „popis rozvrhu“ klikněte do prvního políčka, tak aby vám v tomto políčku blikal kurzor. Zde zadáme název rozvrhu např. Pevný. Pod tímto názvem bude tento rozvrh vystupovat v dalších částech programu např. při zadávání nového zaměstnance. Nyní přemístíme kurzor do spodního políčka. Toto provedeme stisknutím klávesy Tab ,nebo kliknutím myši do tohoto políčka. Zde zadáme stručný popis tohoto rozvrhu např. pevný rozvrh - výroba. Tento popis slouží pouze k rychlejší orientaci v tabulce všech rozvrhů. V jiném místě programu se tento popis nevyužívá, není tedy podmínkou, aby bylo toto políčko vyplněné.  Postupujeme k další části „Přestávky na oběd“ . V tomto programu rozlišujeme tři druhy přestávek - Přestávky automaticky, přestávky definované uživatelem a přestávka začíná odchodem na oběd. Popis vlastností jednotlivých druhů přestávek jsou podrobně popsány v manuálu EKD5, proto je zde nebudeme znovu popisovat. V našem příkladě má zaměstnanec pevně stanovenou přestávku a to po 4:30 hod od začátku pracovní doby tedy v 10:30hod.

Protože při definicích směn přesně určíme od kdy má zaměstnanec nárok na přestávku (po 4:30 hod od začátku pracovní doby) musíme určit, že budeme využívat právě tyto námi nastavené přestávky tedy „Přestávky definované uživatelem“. Klikněte v seznamu „Přestávky na oběd“ na položku Přestávky definované uživatelem. Tím, že se nám tato položka modře označí ji máme vybranou a můžeme pokračovat k další části „Zaokrouhlení“.

V této části nastavujeme zaokrouhlení směny s přesností na námi zadaný čas. (např. skutečná odpracovaná doba 8:04:25 -> zaokrouhlení 00:05:00 -> odpracovaná doba 08:00:00).  V našem příkladu požadujeme zaokrouhlení doby na 10 minut. Proto do políčka „Zaokrouhlení směny“ zadáme hodnotu 00:10:00.

Nyní se stisknutím tlačítka Další nebo kliknutím na název druhého kroku „Detaily rozvrhu“ přemístíme na následující krok.

V tomto místě nadefinujeme všechny směny rozvrhu. Dopředu si musíme říct, že není nutné definovat na každý pracovní den v roce jednu směnu, neboť program umožňuje opakování směn po určitém intervalu (např. týdnu).

Nejdříve stanovíme zda se budou námi nadefinované směny opakovat a v jakém intervalu. Máme zde na výběr z pěti možností. Z našeho příkladu vyplývá, že zaměstnanec bude mít každý týden v kalendářním roce stejnou pracovní dobu. Tzn., že směny, které následně vytvoříme se budou každý týden opakovat. Klikněte proto myší na přepínací políčko „opakuje se po 7 dnech“. Ve spodní části vidíme zaškrtávací políčko „Směny v tomto cyklu začínají při skutečném příchodu“, toto políčko má význam pouze při vícesměnném provozu proto si jeho vlastnosti popíšeme až v následujícím příkladu (Příklad č.3).

Z předchozího odstavce vyplývá, že uživateli postačuje nadefinovat jeden, zpravidla první, pracovní týden v kalendářním roce. Pro náš příklad si stanovíme 2.týden roku 2001 tedy od 8. do 12.1 2001 Zadání směn provedeme následujícím způsobem. Kliknutím na položku Přidat směnu se dostaneme do dalšího formuláře „Vytvořit novou směnu“, který je opět rozdělen do několika kroků. Pohyb mezi jednotlivými kroky tohoto formuláře je stejný, jako v předchozím případě, Tzn. pomocí tlačítek Další, Předchozí nebo kliknutím na příslušný název kroku.

Tento krok je rozdělen na dvě části. V první části zvolíme typ směny. V seznamu „Typ směny“ máme na výběr dvě položky Pevná a Pružná. Kliknutím na seznam se tento seznam rozbalí. Vyberte požadovaný druh směny v našem případě položku Pevná. Další pole v této části má název „Délka“. Toto pole slouží ke stanovení délky pracovní doby (tzn. délku jedné směny) bez přestávky. V našem příkladě 8:00 hod. Přemístíme kurzor do tohoto pole a zadáme délku 08:00:00. Další políčka „Začátek odpolední a noční směny“ slouží ke stanovení začátku těchto směn při vícesměnném provozu. Jejich význam a vliv na další zpracování dat v tomto programu si vysvětlíme v následujícím příkladu (Příklad č.3). Nyní nám postačí do těchto políček zadat čas, který nám nebude zasahovat do pracovní doby našeho zaměstnance. Stisknutím klávesy Tab nebo kliknutím myši přemístíme kurzor do políčka „Začátek odpolední směny“ a zadáme čas např. 18:00:00. Přemístíme kurzor do posledního políčka „Začátek noční směny“ a zadáme čas např. 22:00:00.

V druhé části tohoto kroku „Přestávky na oběd“ stanovíme přestávky na oběd. V našem příkladě má zaměstnanec pevně stanovenou přestávku a to po 4:30 hod od začátku pracovní doby tedy v 10:30hod. Tuto přestávku mu stanovíme právě v tomto kroku. Pomocí myši nebo tlačítkem Tab přemístíme kurzor do políčka „Začátek přestávky od začátku směny“. Zadejte čas 4:30. Nyní stiskněte tlačítko Vložit. Všimněte si, že vámi stanovený čas se přemístil do seznamu „Definované přestávky“. Stejným způsobem můžeme zaměstnanci nastavit více přestávek za jednu směnu. V našem příkladě však plně postačí tato jedna přestávka. Tlačítko Vymazat slouží k odebraní nastavené přestávky ze seznamu „Definované přestávky“

Nyní stiskneme tlačítko Další pro přechod do následujícího kroku „Hranice“. V tomto kroku stanovujeme hranice směny tzn. začátek a konec jedné pracovní směny. Pro náš příklad je začátek první směny 8.1.2001 v 6.00 hod a konec 8.1.2001 v 14.30 hod. Do políčka „Datum“ zadáme tedy datum 8.1.2001. Kliknutím myši do políčka „Čas“ na stejném řádku nebo stisknutím klávesy Tab můžeme editovat další políčko, do kterého zadáme čas 6:00:00 hod. (všechny časové hodnoty se musí zadávat ve formátu hh:mm a musí být oddělené dvojtečkou). Opět kliknutím myši nebo stisknutím klávesy Tab se přemístíme do políčka „Datum“ u konce pracovní doby. Zadáme datum 8.1.2001 a stejně jako u začátku pracovní doby zadáme i čas konce a to 14:30:00 hod.

Stisknutím tlačítka Další se dostáváme k posledními kroku formuláře pro vytvoření nové směny a to „Kontrola“. V tomto kroku provedeme kontrolu nastavení námi definované směny. Vidíme zde výpis všech předchozích kroků. Pokud nalezneme nějakou chybu v nastavení této směny máme možnost tlačítkem Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku  vrátit se k tomuto kroku a opravit ho. Pokud je vše v pořádku stiskneme Dokončit. Tato směna se uloží a my se vrátíme zpět do formuláře „Vytvořit nový rozvrh pracovní doby“ krok 2 „Detaily rozvrhu“. Všimněte si, že směna, kterou jsme vytvořili se nám uložila do seznamu. Nyní můžeme stejným způsobem vytvořit zbývající čtyři směny na 9.,10.,11.,12.1.2001. Pokud máte vytvořené všechny směny můžeme pokračovat v následujících krocích tohoto formuláře.

Stisknutím tlačítka Další se dostaneme na poslední krok tohoto formuláře „Kontrola“. V posledním kroku vidíme výpis nastavení všech předchozích kroků. Zde si můžeme zkontrolovat jestli jsme vše správně zadali a nastavili. Pokud nalezneme nějakou chybu v nastavení tohoto rozvrhu máme možnost tlačítkem Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku  vrátit se k tomuto kroku a opravit ho. Pokud je vše v pořádku stiskneme Dokončit. Vrátili jsme se zpět do formuláře „Rozvrhy pracovní doby“.  V tabulce „Seznam rozvrhů pracovní doby“  nyní vidíme jeden rozvrh, který jsme právě nadefinovali. Vidíme zde Název rozvrhu, Stručný popis rozvrhu, Zaokrouhlení směny, Přestávky na oběd a Typ. V tuto chvíli jsme dokončili Příklad č.1 a můžeme se vrátit do hlavní nabídky programu. Klikněte na položku Nabídka v pravé horní části obrazovky.

 

9.1.1.2           Příklad č.2

 

Zaměstnanec bude pracovat v kanceláři v obchodním oddělení, kde má stanovenou pružnou pracovní dobu. Volitelný úsek pracovní doby začíná  ráno v 6:00 hodin a končí v 17:00. Pevný úsek pracovní doby začíná v 8:00 a končí v 13:00 hod. Zaměstnanec pracuje od pondělí do pátku, délka jeho pracovní doby je 8 hodin a má stanovenou jednu přestávku, která začíná odchodem zaměstnance na oběd přes docházkový snímač. Zaokrouhlení odpracované doby má stanoveno na 15 minut.

 

Postup při vytváření tohoto rozvrhu je v určitých krocích shodný z předchozím příkladem, proto zde nebudeme uvádět všechny kroky tak jako v Příkladu č.1, pouze si vyznačíme rozdíly mezi jednotlivými příklady.

 

Příklad č.1 - Nový rozvrh

Příklad č. 1 - Název rozvrhu. V předchozím příkladu jsme si jako název rozvrhu zvolili „Pevný“ a stručný popis rozvrhu byl „pevný rozvrh - výroba“. V tomto příkladu si nazveme rozvrh jako Pružný a do stručného popisu můžeme zadat Pružný rozvrh - obchodní. Stejně jako v předchozím příkladu platí, že stručný popis rozvrhu nemusíme zadávat. V tomto příkladu má zaměstnanec stanoveno, že přestávka začíná odchodem na oběd. V tomto kroku musíme určit, že zaměstnanec bude využívat právě tyto přestávky. Klikněte v seznamu „Přestávky na oběd“ na položku Přestávky začínají odchodem na oběd. V dalším políčku „Počet přestávek“ můžeme zadat maximální počet přestávek za den. políčku „Časový limit pro zařazení přestávky u přestávek začínajících odchodem na oběd:“ slouží k nastavení časového úseku během kterého musí zaměstnanec odejít na oběd.  Znamená to, že zaměstnanec by měl odejít na oběd po odpracování souvislého úseku 4,5 hod. Může se však stát, že zaměstnanec nemůže odejít přesně ve stanovenou dobu protože bude mít v kanceláři zákazníka. Proto tímto časem můžeme nastavit časový úsek během, kterého může odejít na oběd aniž by systém automaticky nasadil přestávku. V případě, že však neodejde ani během tohoto úseku doplní se přestávka automaticky po 4,5 hod. práce. V našem příkladu můžeme do tohoto pole zadat čas 6:00.  Poslední část „zaokrouhlení“je je opět téměř shodná s předchozím příkladem pouze s rozdílem, že požadujeme zaokrouhlení na 15 minut. Tzn. do políčka „Zaokrouhlení směny“ zadáme hodnotu 00:15:00.

kliknutím na tlačítko Další se posuneme na následují krok „Detaily rozvrhu“.

Příklad č.1 - Směny - Postup zde je stejný jako v předchozím příkladu. Rozdíl nastane v následujícím odstavci kdy nebudeme definovat pevnou pracovní dobu, ale pružnou. V této části musíme opět nastavit opakování rozvrhu. Opakování bude stejné jako v Příkladu č.1  Tzn., že můžeme zaškrtnout políčko „Opakuje se po 7 dnech“.

Nyní jsme ve formuláři „Vytvořit novou směnu“ - krok 1 „Údaje o směně“. V první části zvolíme typ směny. V seznamu „Typ směny“ máme na výběr dvě položky Pevná a Pružná. Kliknutím na položku Pružná se tato položka modře podsvítí a tím tuto položku vybereme. Délka pracovní doby bez přestávek je 8 hodin. proto do dalšího pole „Délka“ zadejte čas 8:00. Další políčka „Začátek odpolední a noční směny“ slouží ke stanovení začátku těchto směn při vícesměnném provozu. Jejich význam a vliv na další zpracování dat v tomto programu si vysvětlíme v následujícím příkladu (Příklad č.3). Nyní nám postačí do těchto políček zadat čas, který nám nebude zasahovat do pracovní doby našeho zaměstnance. Stisknutím klávesy Tab nebo kliknutím myši přemístíme kurzor do políčka „Začátek odpolední směny“ a zadáme čas např. 18:00. Přemístíme kurzor do posledního políčka „Začátek noční směny“ a zadáme čas např. 22:00

V tom kroku v poslední části má uživatel možnost nastavit pevnou přestávku, která začíná v přesně stanovenou dobu od začátku směny. (např. příklad č.1) V našem příkladě má zaměstnanec stanovenou přestávku tak, že přestávka začíná odchodem na oběd přes docházkový snímač, a proto můžeme tuto část přeskočit a pokračovat na další krok „Hranice“.

Stiskneme tlačítko Další pro přechod do následujícího kroku „Hranice“.  V tomto kroku stanovujeme hranice směny tzn. začátek a konec volitelné a začátek a konec pevné pracovní doby. Pro tento příklad je začátek volitelné pracovní doby první směny 8.1.2001 v 6:00 hod, začátek základní pracovní doby 8.1.2001 v 8:00, konec základní pracovní doby 8.1.2001 v 13:00 hod a konec volitelné pracovní doby v 17:00 hod.Do prvního políčka „Datum“ v začátku volitelné pracovní doby zadáme datum 8.1.2001. Kliknutím myši do políčka „Čas“ na stejném řádku nebo stisknutím klávesy Tab můžeme editovat další políčko, do kterého zadáme čas 6:00:00 hod. (všechny časové hodnoty se musí zadávat ve formátu hh:mm:ss a musí být oddělené dvojtečkou). Opět kliknutím myši nebo stisknutím klávesy Tab se přemístíme do políčka „Datum“ u začátku základní pracovní doby. Zadáme datum 8.1.2001  a stejně jako u začátku volitelné pracovní doby zadáme i čas začátku a to 8:00:00 hod.  Opět stisknutím klávesy Tab nebo kliknutím myši se přemístíme na další políčko „Datum“ na řádku „Konec základní pracovní doby“ zadáme datum 8.1.2001 a do políčka čas zadáme 13:00:00. Přemístíme se na další políčko „Datum“ na řádku „Konec volitelné pracovní doby“ a opět zadáme datum 8.1.2001 a do posledního políčka čas 17:00:00.

Stisknutím Další se přemístíme na další krok „Kontrola“. V tomto kroku provedeme kontrolu nastavení námi definované směny. Vidíme zde výpis všech předchozích kroků. Pokud nalezneme nějakou chybu v nastavení této směny máme možnost tlačítkem Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku vrátit se k tomuto kroku a opravit ho. Pokud je vše v pořádku stiskneme Dokončit. Tato směna se uloží a my se vrátíme zpět do formuláře „Vytvořit nový rozvrh pracovní doby“ krok 2 „Směny“. Všimněte si, že směna, kterou jsme vytvořili se nám uložila do seznamu. Nyní můžeme stejným způsobem vytvořit zbývající čtyři směny na 9.,10.,11.,12.1.2001. Pokud máte vytvořené všechny směny můžeme pokračovat v následujících krocích tohoto formuláře.

 Stisknutím tlačítka Další se dostaneme na poslední krok tohoto formuláře „Kontrola“. V posledním kroku vidíme výpis nastavení všech předchozích kroků. Zde si můžeme zkontrolovat jestli jsme vše správně zadali a nastavili. Pokud nalezneme nějakou chybu v nastavení tohoto rozvrhu máme možnost tlačítkem Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku  vrátit se k tomuto kroku a opravit ho. Pokud je vše v pořádku stiskneme Dokončit. Vrátili jsme se zpět do formuláře „Rozvrhy pracovní doby“.  V tabulce „Seznam rozvrhů pracovní doby“  nyní vidíme jeden rozvrh, který jsme právě nadefinovali. Vidíme zde Název rozvrhu, Stručný popis rozvrhu, Zaokrouhlení směny, Přestávky na oběd a Typ. V tuto chvíli jsme dokončili Příklad č.1 a můžeme se vrátit do hlavní nabídky programu. Klikněte na položku Nabídka v pravé horní části obrazovky.

 

9.1.1.3           Příklad č.3

 

Zaměstnanec bude pracovat ve výrobě kde je třísměnný provoz (tzn. ranní , odpolední a noční). Má stanovenou pevnou pracovní dobu. Zaměstnanec však nemá dopředu stanoveno, které dny bude mít příslušné směny. Ranní směna začíná ráno v 6:00 a končí ve 14:00, odpolední začíná ve 14:00 a končí ve 22:00 a noční směna začíná ve 22:00 a končí následující den v 6:00. Délka pracovní doby 7:30. Přestávky budou začínat automaticky.Zaokrouhlení odpracované doby má stanoveno na 15 minut.

 

Postup při vytváření tohoto rozvrhu je v určitých krocích opět shodný z předchozím příkladem, proto zde nebudeme uvádět všechny kroky, tak jako v Příkladu č.1, pouze si vyznačíme rozdíly mezi jednotlivými příklady.

 

Příklad č.1 - Nový rozvrh

Příklad č. 1 - Název rozvrhu. V předchozím příkladu jsme si jako název rozvrhu zvolili „Pevný“ a stručný popis rozvrhu byl „pevný rozvrh - výroba“. V tomto příkladu si nazveme rozvrh jako Pevný - RON a do stručného popisu můžeme zadat Třísměnný provoz. Stejně jako v předchozím příkladu platí, že stručný popis rozvrhu nemusíme zadávat.

V tomto příkladu má zaměstnanec stanoveno, že přestávky budou doplněny automaticky. V tomto kroku musíme určit, že zaměstnanec bude využívat právě tyto přestávky. Klikněte v seznamu „Přestávky na oběd“ na položku Přestávky rozloženy automaticky. V dalším políčku „Počet přestávek“ můžeme zadat maximální počet přestávek za den. Políčko „Časový limit pro zařazení přestávky u přestávek začínajících odchodem na oběd:“ slouží k nastavení časového úseku během kterého musí zaměstnanec odejít na oběd.  Pokud jsou přestávky rozloženy automaticky je toto pole bezvýznamné a může v něm být libovolná hodnota. Poslední část „zaokrouhlení“je je opět téměř shodná s předchozím příkladem tzn., že požadujeme zaokrouhlení na 15 minut. Tzn. do políčka „Zaokrouhlení směny“ zadáme hodnotu 00:15:00.

kliknutím na tlačítko Další se posuneme na následují krok „Detaily rozvrhu“.

 

 

Příklad č.1 - Směny V tomto příkladu bude definice směn o něco složitější. Musíme nadefinovat směny tak, aby měl zaměstnanec na každý den nastavenou směnu ranní, odpolední i noční. Tzn., že musíme na jeden den nadefinovat tři směny. Musíme opět nastavit opakování rozvrhu. Opakování bude stejné jako v Příkladu č.1  Tzn., že můžeme zaškrtnout políčko „Opakuje se po 7 dnech“. V tomto příkladu však musíme stanovit, že se směny budou začínat pouze při skutečném příchodu. Tzn., že podle příchodu do zaměstnaní se pro výpočet odpracované doby použije pouze určitá směna (ranní, odpolední nebo noční). Určitá směna se přiřadí zaměstnanci, pokud má zaměstnanec příchod do práce v rozmezí +- 2 hodiny od stanoveného začátku směny. Zaškrtněte tedy políčko „Směny v tomto rozvrhu začínají při skutečném příchodu“.

 

 

Nyní klikněte na odkaz Přidat směnu. Otevře se nový formulář pro vytvoření nové směny který je rozdělen do tří kroků. Krok 1 je rozdělen na dvě části. V první části zvolíme typ směny. V seznamu „Typ směny“ máme na výběr dvě položky Pevná a Pružná. Kliknutím na seznam se tento seznam rozbalí. Vyberte požadovaný druh směny v našem případě položku Pevná. Další pole v této části má název „Délka“. Toto pole slouží ke stanovení délky pracovní doby (tzn. délku jedné směny) bez přestávky. V našem příkladě 7:30 hod. Přemístíme kurzor do tohoto pole a zadáme délku 07:30:00. Další políčka „Začátek odpolední a noční směny“ slouží ke stanovení začátku těchto směn při vícesměnném provozu. Zaměstnanec má stanoveno, že odpolední směna začíná ve 14:00 a noční 22:00. Stisknutím klávesy Tab nebo kliknutím myši přemístíme kurzor do políčka „Začátek odpolední směny“ a zadáme čas 14:00:00. Přemístíme kurzor do posledního políčka „Začátek noční směny“ a zadáme čas 22:00:00. V tom kroku v poslední části má uživatel možnost nastavit pevnou přestávku, která začíná v přesně stanovenou dobu od začátku směny. (např. příklad č.1) V našem příkladě má zaměstnanec stanovenou přestávku tak, že přestávky jsou rozloženy automaticky, a proto můžeme tuto část přeskočit a pokračovat na další krok „Hranice“.

Stiskneme tlačítko Další pro přechod do následujícího kroku „Hranice“

V tomto kroku stanovujeme hranice směny tzn. začátek a konec jedné pracovní směny. Pro náš příklad je začátek první směny 8.1.2001 v 6.00 hod a konec 8.1.2001 v 14.00 hod. Do prvního pole „Datum“ zadejte datum 8.1.2001. Kliknutím myši do políčka „Čas“ na stejném řádku nebo stisknutím klávesy Tab můžeme editovat další políčko, do kterého zadáme čas 6:00:00 hod. (časové hodnoty je možné zadávat ve formátu hh:mm). Opět kliknutím myši nebo stisknutím klávesy Tab se přemístíme do políčka „Datum“ u konce pracovní doby. Zadáme datum 8.1.2001 a stejně jako u začátku pracovní doby zadáme i čas konce a to 14:00:00 hod. Stisknutím Další se přemístíme na další krok „Kontrola“. V tomto kroku provedeme kontrolu nastavení námi definované směny. Vidíme zde výpis všech předchozích kroků. Pokud nalezneme nějakou chybu v nastavení této směny, máme možnost tlačítkem Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku vrátit se k tomuto kroku a opravit ho. Pokud je vše v pořádku stiskneme Dokončit. Tato směna se uloží a my se vrátíme zpět do formuláře „Vytvořit nový rozvrh pracovní doby“ krok 2 „Detaily rozvrhu“. Všimněte si, že směna, kterou jsme vytvořili se nám uložila do seznamu. Nyní můžeme stejným způsobem vytvořit zbývající směny na tento den, pouze s rozdílem začátku směny. U odpolední směny bude začátek ve 14:00 a konec ve 22:00. Pozor však dejte při zadávání noční směny. U noční směny bude začátek ve 22:00 a konec v 6:00, ale až následující den tzn., že do políčka „Datum“ u konce pracovní doby zadáme datum následujícího dne. Stejným způsobem nastavíme směny i pro následující dny 9.,10.,11.,12.1.2001. Pokud máte vytvořené všechny směny, můžeme pokračovat v následujících krocích tohoto formuláře.

Příklad č.1 - Kontrola

 

9.1.2      Nový zaměstnanec

 

V předchozích třech příkladech jsme si ukázali, jak vytvořit nový pracovní rozvrh. Nyní si ukážeme, jak založit nového zaměstnance, jak mu zadat potřebné záznamy a nastavit potřebné parametry. V hlavní nabídce klikneme na položku „Zaměstnanci“. Dostaneme se do formuláře, ve kterém můžeme pracovat se zaměstnanci. Tzn. vytvořit nového zaměstnance, nebo prohlížet a editovat popř. smazat již vytvořené zaměstnance. V tomto formuláři je také možnost pracovat se skupinami (středisky) zaměstnanců, přidávat resp. odebírat zaměstnance ze skupiny nebo měnit názvy skupin. My však chceme založit nového zaměstnance, proto klikneme na položku Nový v levém horním rohu formuláře. Nyní se nacházíme ve formuláři „Přidat nového zaměstnance“. Tento formulář je rozdělen do 4 kroků. V této chvíli jsme v kroku 1/4 „Osobní údaje“, který je rozdělen na 5 částí. V první části „Základní údaje“ vyplňte osobní číslo, jméno, příjmení, PIN kód, telefonní číslo a zvolte zda má zaměstnanec hodinovou nebo měsíční mzdu. Kurzor umístíte do prvního pole tak, že do tohoto políčka kliknete myší. Na další políčka se můžete opět přemístit pomocí myši anebo pomocí klávesy Tab. Pole PIN je nutné vyplnit pouze v případě, že zaměstnanec se bude na snímači identifikovat kartou (přívěškem) a současně i PIN kódem. Do pole „Telefonní číslo“ můžete zadat např. číslo na mobilní telefon zaměstnance. Samozřejmě není podmínkou, aby tato položka obsahovala vždy pouze telefonní číslo. Je zde možnost zadat volnou poznámku, která se bude vždy zobrazovat u zaměstnance v tabulce „Aktuální přítomnost zaměstnanců“

Druhá část „Vytvoření uživatele“ slouží k automatickému vytvoření nového uživatele systému. Kliknutím myši na zaškrtávací políčko „Vytvořit automaticky i uživatele s tímto jménem“ toto políčko zaškrtnete. Opět pomocí myší klikněte na rozbalovací seznam „Práva tohoto uživatele“. V seznamu jsou tři položky. Kliknutím myši vyberte položku Zaměstnanec

Nyní se posuneme na další část „Trvání pracovního poměru“. V políčku „Začátek pracovního poměru“ je zobrazeno datum 1.1.1980. Kliknutím do tohoto pole se toto datum modře označí. Tzn, že, můžeme toto datum editovat aniž by jsme museli staré vymazat. Vyplňte tedy toto políčko a stiskem klávesy Tab se přemístíme na další políčko “Konec pracovního poměru“ , do kterého vložíme příslušnou hodnotu.

Čtvrtá část má název „Přidejte zaměstnance do skupin“. V této části můžeme zaměstnance přiřadit do určité skupiny (střediska). Skupiny zaměstnanců, které jsou již zavedené v programu jsou zobrazeny v seznamu „Existující skupiny“. Pokud v tomto seznamu nejsou uvedeny žádné položky., znamená to , že doposud nebyly žádné skupiny zaměstnanců vytvořeny, a proto v tuto chvíli nemůže zaměstnance do žádné existující skupiny přiřadit. Pokud již nějaké skupiny existují, přiřadíme zaměstnance do těchto skupin následovně. Kliknutím myši na příslušnou skupinu ji modře označíme a stisknutím tlačítka Přidat přiřadíme zaměstnance do skupiny. Skupiny do kterých zaměstnance patří jsou uvedeny v seznamu na pravé straně formuláře. Poslední část tohoto kroku má název „Speciální práva“. Některé snímače mají možnost ovládat několik dalších zařízení (např. zabezpečení budovy). V tomto kroku nastavujeme zda má zaměstnanec právo ovládat toto zařízení pomocí snímače. Pro náš příklad si řekneme, že zaměstnanec nemá právo ovládat další zařízení, a proto tento krok přeskočíme a stisknutím tlačítka Další se posuneme na poslední krok tohoto formuláře „Id“. V tomto kroku přidělujeme zaměstnanci identifikační kartu. Tento program umožňuje, aby měl zaměstnanec v držení i více karet. Novou kartu přidělíme zaměstnanci kliknutím na položku Přidat iD. Tím se dostaneme do dalšího formuláře „Přidejte nove iD“, který je rozdělen na tři kroky. V prvním kroku „Metoda zadaní“ zvolíme, jakým způsobem chceme zadat novou kartu. Položky Výběr podle evidenčního číslo a Výběr podle výrobního kódu v seznamu, slouží k výběru identifikačních karet, které jsou již nadefinované v programu. Položka Zadat ručně slouží k nadefinování úplně nové karty, a právě tento způsob si zde popíšeme. Kliknutím na položku Zadat ručně vybereme právě tento způsob zadávání nového iD. Pokud tedy máte položku modře označenou klikněte na tlačítko Další a tím se posuneme na další krok „Zadání“. Kliknutím myši do políčka „Výrobní kód“ přemístíte do tohoto políčka kurzor. Nyní můžete zadat výrobní číslo karty, kterou má zaměstnanec přidělenou. Výrobní číslo opište se seznamu, který vždy posíláme s novými kartami. Výrobní číslo je desetimístné jedinečné číslo, které se nesmí nikdy opakovat. Stisknutím tlačítka Tab přemístíte kurzor do následujícího políčka „Evidenční číslo“. Zadejte evidenční číslo. Evidenčním číslem rozumíme pořadové číslo karty, které bývá většinou uvedeno na samotné identifikační kartě. Toto číslo je opět jedinečné, a proto se nesmí v programu vyskytovat vícekrát. V další části tohoto kroku „Zadejte platnost“ určíme platnost identifikační karty v systému. To znamená, že určíme od kdy do kdy může zaměstnanec tuto identifikační kartu používat. Zadejte tedy do těchto políček datum (ve formátu dd.mm.rrrr) platnosti karty. Kliknutím na tlačítko Další se posuneme na poslední krok tohoto formuláře „Kontrola“. Zde zkontrolujte, zda jste všechny potřebné údaje zadali správně. V případě chyby se můžete vrátit na příslušný krok pomocí tlačítka Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku. Pokud je vše v pořádku klikněte na tlačítko Dokončit. V této chvíli jsme se vrátili zpět do formuláře „Přidat nového zaměstnance“ krok 2 „iD“. Všimněte si, že se v seznamu „iD v držení zaměstnance“ objevila vámi nadefinovaná karta. Tzn., že jsme zaměstnanci přidělili právě tuto kartu. Stisknutím tlačítka Další se posuneme na další krok „Rozvrhy pracovní doby“. V předchozích třech příkladech jsme si ukázali jak vytvořit rozvrh pracovní doby a v tomto kroku přiřadíme předem nadefinovaný rozvrh zaměstnanci. Kliknutím na položku „Přidejte část rozvrhu pracovní doby“ se dostaneme do formuláře „Přidej další část rozvrhu“, který se skládá ze dvou kroků. Krok 1/2 „Přidělte rozvrh“ slouží k přiřazení patřičného rozvrhu zaměstnanci a je rozdělen na tři části. V první části označte rozvrh kliknutím myši na příslušnou položku v seznamu. Tím se rozvrh modře označí. V další části se zadává korekce docházky. V našem případě korekci nevyžadujeme proto zde nebudeme nic měnit. V poslední části tohoto kroku se zadává platnost rozvrhu pro příslušného zaměstnance. Systém automaticky nabídne hodnoty 1.1.1980 až  1.1.2030. Tyto hodnoty můžeme ponechat. Tento rozvrh bude tomuto zaměstnanci přiřazen „téměř na navždy“.Kliknutím na tlačítko Další se posuneme na poslední krok tohoto formuláře „Kontrola“. Zde zkontrolujte, zda jste všechny potřebné údaje zadali správně. V případě chyby se můžete vrátit na příslušný krok pomocí tlačítka Předchozí nebo kliknutím na název příslušného kroku. Pokud je vše v pořádku klikněte na tlačítko Dokončit. V této chvíli jsme se vrátili zpět do formuláře „Přidat nového zaměstnance“ krok 3 „Rozvrhy pracovní doby“. Všimněte si, že se v seznamu objevil vámi nadefinovaný rozvrh. Tzn., že jsme zaměstnanci přidělili právě tento rozvrh. Stisknutím tlačítka Další se posuneme na poslední krok tohoto formuláře „Kontrola“. Zde máme opět možnost zkontrolovat všechny námi zadané údaje a parametry. Pokud v tomto výpisu nalezneme chybu, můžeme se pomocí tlačítka Předchozí nebo kliknutím na příslušný název kroku vrátit a případné chyby odstranit. Stisknutím tlačítka Dokončit vše uložíme a dostaneme se do formuláře „Zaměstnanci“. V tabulce „Seznam zaměstnanců“ nyní vidíme zadaného zaměstnance. V této chvíli máme také možnost vytvořit novou skupinu (středisko) popř. přiřadit zaměstnance do již existující skupiny. Nejdříve musíme zaměstnance vybrat a to tak, že zaškrtněte políčko na řádku příslušného zaměstnance. Vytvoření nové skupiny se provede následovně: do políčka „Vytvořit skupinu“, které je v pravé horní části formuláře, zadejte název skupiny (střediska) a klikněte na položku Vytvořit skupinu. Tím vznikne nová skupina do které patří v tuto chvíli vybraní zaměstnanci. nyní máme vytvořeného zaměstnance a můžeme se tedy přejít do hlavní nabídky programu.